Mahnwesen & Zahlungserinnerungen

Worum es geht

Das Mahnwesen ist der formelle Ablauf, mit dem Sie Kundinnen und Kunden an überfällige Rechnungen erinnern und den Vorgang bei Bedarf bis zur förmlichen Mahnung eskalieren, bevor Sie ihn an ein Inkassobüro oder an das Gericht übergeben. Operate automatisiert diesen Ablauf und lässt Ihnen dabei die Kontrolle über jeden einzelnen Schritt.

Österreichische Rechtsgrundlagen:

• Verzugszinsen im B2B-Geschäft: § 456 UGB – bei unternehmerischen Geschäften beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz den OeNB-Basiszinssatz zuzüglich 9,2 Prozentpunkte. Maßgeblich ist dabei der Basiszinssatz, der am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres gilt – er ändert sich also nicht mitten im Halbjahr, auch wenn die OeNB einen neuen Wert veröffentlicht. Der Basiszinssatz beträgt seit 11.06.2025 1,53 %; daraus ergibt sich ein effektiver B2B-Verzugszinssatz von 10,73 % p. a.
• Verzugszinsen im B2C-Geschäft: § 1333 Abs 1 iVm § 1000 Abs 1 ABGB – gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern gelten die gesetzlichen Zinsen von 4 % p. a., als fester Satz, sofern kein abweichender Zinssatz vereinbart wurde. Der Basiszinssatz ist hier nicht maßgeblich: die Konstruktion „Basiszinssatz + 4 Prozentpunkte“ stammt aus dem deutschen § 288 BGB und hat in Österreich keine Entsprechung.
• Mahnspesen: Nach § 1333 ABGB können die angemessenen Betreibungskosten neben der Hauptforderung geltend gemacht werden. Operate verwendet eine gestaffelte Standardpauschale: 5 € für die erste Mahnstufe, 15 € für die zweite sowie 40 € für die dritte und jede weitere Stufe. Die Beträge fallen je Mahnstufe an, sie werden nicht kumuliert. Der Betrag von 40 € entspricht der oberen Grenze, die der OGH im Verbrauchergeschäft als angemessen anerkannt hat.
• Verzugseintritt: Ist ein Fälligkeitsdatum vereinbart, tritt der Verzug mit dessen Ablauf ein. Operate lässt die Verzugszinsen ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung laufen.

Operate speichert den Verlauf der geltenden Zinssätze, damit mehrjährige Verzugszinsen immer mit dem Satz berechnet werden, der im jeweiligen Zeitraum gegolten hat, und nicht mit dem heutigen.

Wann Sie es einsetzen

• Eine Rechnung ist überfällig und die Kundin bzw. der Kunde hat nicht bezahlt
• Sie möchten eine formelle erste, zweite oder dritte Mahnung mit rechtlich korrekten Zinsen und Spesen versenden
• Sie brauchen einen vollständigen Mahnverlauf für die Übergabe an eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt oder an ein Inkassobüro
• Sie möchten wiederkehrende Prüfungen automatisieren, damit keine überfällige Rechnung untergeht

Typische Nutzerinnen und Nutzer: Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, Mitarbeitende in der Debitorenbuchhaltung sowie Steuerberatungen, die Debitorenbestände für ihre Klientschaft betreuen.

Einrichtung und Voraussetzungen

Eine eigene Einstellungsseite für die Mahn-Voreinstellungen gibt es derzeit nicht – enableAutoReminders, reminderDaysBeforeDue, reminderDaysAfterDue, autoEscalate, maxEscalationLevel sowie die E-Mail-Vorlagen werden je Organisation gespeichert und können über die API gelesen und geändert werden (GET/PATCH /organisations/:orgId/reminder-settings); im Dashboard ist dafür jedoch noch keine Oberfläche vorhanden. Die Voreinstellungen, solange Sie nichts ändern:

• Erste Zahlungserinnerung – wird standardmäßig 1 Tag nach dem Fälligkeitsdatum versendet (reminderDaysAfterDue steht standardmäßig auf [1, 7, 14, 30] Tage nach Fälligkeit; reminderDaysBeforeDue steht standardmäßig auf [7, 3, 1] Tage vor Fälligkeit für Vorab-Erinnerungen)
• Eskalation – die automatische Eskalation ist standardmäßig aktiv und folgt festen Stufen nach Überfälligkeitstagen, nicht einem einstellbaren Intervall: Stufe 1 (erste Mahnung) ab 1 Tag Überfälligkeit, Stufe 2 (zweite Mahnung) ab 8 Tagen Überfälligkeit, Stufe 3 (dritte bzw. letzte Mahnung) ab 22 Tagen Überfälligkeit. (Die Einstellung escalationThresholdDays existiert in der API, wird von der Eskalationslogik derzeit aber nicht ausgewertet.)
• E-Mail-Vorlagen – je Eskalationsstufe wird eine eingebaute, österreichrechtskonforme Vorlage verwendet, sofern nicht über die API eine eigene beforeDueTemplate / onDueTemplate / afterDueTemplate / escalationTemplate hinterlegt ist

Hinterlegen Sie die Bankverbindung Ihrer Organisation unter Einstellungen → Organisation → Bankkonten, damit die Erinnerungen die richtigen Zahlungshinweise mit IBAN und BIC enthalten.

So verwenden Sie es

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen, rufen Sie eine Rechnung auf und wechseln Sie auf den Reiter Mahnungen (/finance/invoices/[id]/reminders).

Eine Zahlungserinnerung versenden

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf den Reiter Mahnungen (/finance/invoices/[id]/reminders).
2. Operate zeigt den offenen Betrag, die Anzahl der Überfälligkeitstage und die bis heute aufgelaufenen Verzugszinsen, aufgeschlüsselt in Hauptforderung, Zinsen und die Mahnspesen der aktuellen Stufe.
3. Klicken Sie auf Nächste Stufe versenden, um die Rechnung auf die nächste Mahnstufe zu heben. Die Schaltfläche ist deaktiviert, solange die Rechnung noch nicht überfällig ist. Eine Auswahl der Stufe oder einen Editor für den Mahntext gibt es in der Oberfläche derzeit nicht – die nächste Stufe und ihre Vorlage (samt Aufstellung von Verzugszinsen und Mahnspesen) werden automatisch aus dem bisherigen Eskalationsverlauf der Rechnung erzeugt und sofort versendet. Ein PDF-Download steht nicht zur Verfügung; Mahnungen werden ausschließlich per E-Mail versendet.
4. Bereits eingeplante, aber noch nicht versendete Erinnerungen (Status „Geplant“) können Sie über das Versandsymbol in der Verlaufstabelle darunter sofort versenden.

Eskalationsstufen

Die dritte Mahnung enthält einen Standardabsatz, der die Übergabe an ein Inkassobüro oder die Einleitung rechtlicher Schritte ankündigt, falls die Zahlung nicht bis zum gesetzten Termin einlangt. Damit wird der Inkassoverzug nach österreichischem Recht dokumentiert.

Mahnverlauf einsehen

Der Reiter Mahnungen zeigt ein chronologisches Protokoll aller Mahnungen zu dieser Rechnung: Eskalationsstufe, Art, geplantes bzw. tatsächliches Versanddatum und Zustellstatus. Der Zustellstatus ist entweder Geplant, Versandt, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen – eine Nachverfolgung je Mahnung, ob sie geöffnet wurde oder unzustellbar war, gibt es derzeit nicht.

Automatischer Versand

Der automatische Versand ist je Organisation standardmäßig aktiv. Operate führt drei getrennte tägliche Hintergrundprüfungen durch (Zeitzone Europe/Berlin, dieselbe Zeitverschiebung wie Wien): eine Erinnerungsprüfung um 09:00 Uhr, die jede Erinnerung vor, zum oder nach dem Fälligkeitstag versendet, deren geplanter Zeitpunkt erreicht ist, sowie eine davon getrennte Eskalationsprüfung um 10:00 Uhr, die jede infrage kommende überfällige Rechnung auf ihre nächste Mahnstufe hebt (siehe die Stufen nach Überfälligkeitstagen weiter oben). Eine kürzere stündliche Prüfung greift zusätzlich jede Erinnerung auf, deren geplanter Zeitpunkt inzwischen verstrichen ist – eine mitten am Tag eingeplante Erinnerung wartet also nicht zwingend bis zum nächsten Lauf um 09:00 Uhr. Eine Sammel-E-Mail mit einer Übersicht des Versendeten gibt es derzeit nicht – prüfen Sie den Reiter Mahnungen je Rechnung oder rufen Sie GET /organisations/:orgId/reminders/pending auf, um die jüngsten Vorgänge zu sehen.

Um den automatischen Versand und die Eskalation für eine bestimmte Rechnung anzuhalten (etwa weil die Kundin oder der Kunde die Rechnung bestreitet), klicken Sie auf dem Reiter Mahnungen auf Mahnung pausieren und halten Sie den Grund optional fest. Damit ist diese Rechnung von allen Erinnerungs- und Eskalationsprüfungen ausgenommen – einschließlich bereits eingeplanter offener Erinnerungen, die sofort storniert werden – ohne dass eine andere Rechnung davon berührt wird. Mit Mahnung fortsetzen kehrt sie in den normalen Mahnplan zurück.

Aufstellung des offenen Betrags

Die Seite /finance/invoices/[id]/reminders zeigt in einem aufklappbaren Bereich außerdem die Aufstellung des offenen Betrags:

• ursprünglicher Rechnungsbetrag
• eingegangene Zahlungen (mit Datum)
• berücksichtigte Gutschriften
• aufgelaufene Verzugszinsen
• bisher verrechnete Mahnspesen
• offener Restbetrag

Kurzbefehle im Chat

• „Sende eine 2. Mahnung für die Rechnung INV-2024-042“ – die KI entwirft das Mahnschreiben und bittet Sie vor dem Versand um Bestätigung
• „Wie hoch sind die aktuellen Verzugszinsen zu INV-2024-042?“ – liefert die Berechnung der aufgelaufenen Verzugszinsen samt anwendbarem Zinssatz und Zeitraum

Sonderfälle und Stolpersteine

Einstufung als B2B oder B2C: Operate entscheidet anhand der UID-Nummer der Kundin bzw. des Kunden, ob eine Rechnung dem B2B- oder dem B2C-Bereich zuzuordnen ist. Ist keine UID-Nummer hinterlegt, stuft Operate die Rechnung als B2C ein (niedrigerer Zinssatz). Sie können das je Rechnung in den Kundeneinstellungen übersteuern.

Teilzahlungen: Hat die Kundin oder der Kunde eine Teilzahlung geleistet, laufen die Zinsen nur auf die verbleibende offene Hauptforderung. Operate rechnet automatisch neu, sobald Sie eine Zahlung erfassen.

Gutschriften: Wurde eine Gutschrift auf die Rechnung angerechnet, verringern sich der offene Betrag und die Zinsen entsprechend. Das Mahnschreiben weist den Nettobetrag aus.

Währung: Die Zinsberechnung erfolgt immer in der Rechnungswährung. Bei Euro-Rechnungen gilt der OeNB-Basiszinssatz unmittelbar. Bei Fremdwährungsrechnungen wendet Operate dieselben gesetzlichen Sätze an, weist aber darauf hin, dass ein Gericht Kursanpassungen vornehmen kann.

Mahnen Sie nicht vor Verzugseintritt: Eine Mahnung vor Eintritt des gesetzlichen Verzugs begründet unter Umständen keinen Anspruch auf die gesetzlichen Verzugszinsen. Operate warnt oder blockiert derzeit nicht, wenn Sie früher mahnen – die Berechnung der Verzugszinsen selbst startet unabhängig vom Versandzeitpunkt immer am rechtlich richtigen Tag.

Aufbewahrung: Mahnungen werden ausschließlich per E-Mail versendet – eine PDF-Erzeugung für Mahnschreiben gibt es heute nicht. Versendete und fehlgeschlagene Mahnungsdatensätze werden von einem wöchentlichen Aufräumlauf nach 90 Tagen automatisch gelöscht; die zugrunde liegende Rechnung selbst unterliegt weiterhin der üblichen Aufbewahrung Ihrer Organisation.

Verwandte Anleitungen

• Rechnungen – Rechnungen erstellen und verwalten
• Buchhaltungsjournal (Doppik) – wie Verzugszinsen und Mahnspesen verbucht werden
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