Buchhaltungsjournal (Doppik)

Worum es geht

Operate enthält eine vollwertige doppelte Buchhaltung (Doppik). Jeder Geschäftsfall – Rechnung, Eingangsrechnung, Ausgabe, Lohnverrechnungslauf oder Bankbuchung – erzeugt anhand eingebauter Ableitungsregeln automatisch einen ausgeglichenen Buchungssatz. Das Ergebnis ist ein laufend aktuelles Hauptbuch, das Bilanz, G&V (Gewinn- und Verlustrechnung) und Hauptbuch-Auswertungen ohne jede manuelle Buchhaltung trägt.

Datenmodell:

Kontenplan: Operate legt den Kontenplan automatisch für Österreich an:

• Österreich: EKR (Einheitlicher Kontenrahmen) – der in Österreich übliche Kontenrahmen, gegliedert nach § 224 UGB

Sie können jederzeit eigene Konten ergänzen, die angelegten Konten decken aber die große Mehrheit der üblichen Geschäftsfälle ab.

Wann Sie es einsetzen

• Sie benötigen neben Ihren Rechnungen und Ausgaben eine ordnungsmäßige doppelte Buchführung
• Ihre Steuerberatung verlangt einen Hauptbuch-Export (CSV)
• Sie möchten eine aktuelle Bilanz oder G&V sehen, ohne auf Ihre Steuerberatung zu warten
• Sie schließen das Jahr ab und müssen die Erfolgskonten auf den Bilanzgewinn abschließen
• Sie schließen ein Geschäftsjahr ab und wollen, dass darin nichts mehr gebucht wird (die Sperre erfolgt automatisch als Teil des Jahresabschlusses)

Typische Anwenderinnen und Anwender: Einzelunternehmen, die von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf die doppelte Buchhaltung wechseln, Buchhaltungen von GmbHs und Steuerberatungen, die Operate als Gesamtplattform nutzen.

Einrichtung / Voraussetzungen

Die doppelte Buchhaltung wird automatisch aktiviert, sobald Sie das Land Ihrer Organisation unter Einstellungen → Organisation hinterlegen. Der Kontenplan wird bei der ersten Anmeldung angelegt. Für die Erzeugung von Buchungssätzen ist keine weitere Einrichtung nötig.

Für den Kontenplan selbst gibt es derzeit keine eigene Seite im Dashboard – er ist ausschließlich über die API erreichbar, für Integrationen: GET /api/v1/organisations/:orgId/accounting/accounts listet jedes Konto mit seinem Typ (Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense) und dem aktuellen Saldo, POST .../accounting/accounts legt ein neues Konto an, und POST .../accounting/accounts/seed legt den Standardkontenplan (erneut) an. Im Alltag begegnen Ihnen die Konten als Zeilen beim Erfassen einer Buchung oder beim Lesen des Hauptbuchs (siehe unten), statt dass Sie sie in der Oberfläche direkt verwalten.

So verwenden Sie es

Automatisch abgeleitete Buchungssätze

Operate erzeugt Buchungssätze automatisch aus fünf Quellen:

Die angeführten Kontonummern sind beispielhafte EKR-Nummern – welche Konten tatsächlich bebucht werden, hängt von der Art des Geschäftsfalls und von Ihrem Kontenplan ab.

Den Buchungssatz zu einem Geschäftsfall sehen Sie, indem Sie diesen öffnen und auf Buchung anzeigen (bzw. das Hauptbuch-Symbol) klicken. Der Buchungssatz zeigt alle Soll- und Habenzeilen, das Buchungsdatum und die Person, die ihn ausgelöst hat.

Auswertungen

Bilanz – /accounting/reports/bilanz

Zeigt alle Aktiv- und Passivkonten zu einem beliebigen Stichtag. Die Auswertung folgt dem Gliederungsschema des § 224 UGB. Über die Datumsauswahl sehen Sie die Bilanz zu jedem Zeitpunkt – Operate rekonstruiert sie aus der Buchungshistorie.

G&V (Gewinn- und Verlustrechnung) – /accounting/reports/gewinn-verlust

Zeigt alle Erlös- und Aufwandskonten für einen gewählten Zeitraum. Unterstützt werden beide Verfahren:

• Gesamtkostenverfahren (Standard) – Aufwände nach Art gegliedert (Personal, Material usw.)
• Umsatzkostenverfahren – Aufwände nach Funktion gegliedert

Zwischen beiden wechseln Sie über den Umschalter oben auf der G&V-Seite.

Hauptbuch – /accounting/reports/hauptbuch

Zeigt alle Buchungen auf ein ausgewähltes Konto für einen Zeitraum in zeitlicher Reihenfolge. Wählen Sie das Konto über die Kontonummer aus oder suchen Sie nach der Kontobezeichnung. Das Hauptbuch zeigt:

• Den Eröffnungssaldo des Zeitraums
• Jede einzelne Buchung (Soll/Haben, Betrag, Bezeichnung, Quellbeleg)
• Den Schlusssaldo

Das Hauptbuch lässt sich als CSV für die Übergabe an Ihre Steuerberatung exportieren.

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist bewusst nur über die Oberfläche möglich – er verlangt bei jedem Schritt eine ausdrückliche Bestätigung, damit er nicht versehentlich ausgelöst wird.

1. Öffnen Sie Buchhaltung → Jahresabschluss (/accounting/year-end)
2. Wählen Sie das abzuschließende Geschäftsjahr
3. Operate prüft auf offene Punkte (nicht gebuchte Geschäftsfälle, nicht abgestimmte Kontoauszüge) und listet alle Hindernisse auf
4. Sind alle Hindernisse beseitigt, klicken Sie auf Jahresabschluss durchführen
5. Bestätigen Sie den Bestätigungsdialog (zweistufige Bestätigung)

Was der Jahresabschluss macht:

1. Er ermittelt den Gewinn bzw. Verlust aus allen Erfolgskonten (Erlöse − Aufwände)
2. Er bucht einen Abschlussbuchungssatz, der alle Erfolgskonten auf das Konto Bilanzgewinn 9300 (EKR) abschließt
3. Er bucht die Eröffnung des neuen Jahres über das Eröffnungsbilanzkonto 9700 (EKR) – gängige Praxis, bei der die Schlussbilanz als Eröffnungsbuchung der neuen Periode gespiegelt wird
4. Er kennzeichnet das Geschäftsjahr als ABGESCHLOSSEN

Wiederholbarer Abschluss mit Storno: Wurde der Jahresabschluss irrtümlich durchgeführt, oder müssen nachträglich noch Buchungen erfasst werden, verwenden Sie die Funktion Jahresabschluss stornieren. Damit werden Stornobuchungen (Gegenbuchungen mit negativen Beträgen) gegen die Abschluss- und Eröffnungsbuchungen gesetzt, das Jahr wird wieder geöffnet und weitere Buchungen sind möglich. Anschließend kann der Abschluss erneut durchgeführt werden. So bleibt der Prüfpfad lückenlos erhalten – es wird nichts gelöscht.

Periodensperre

Operate hat keine eigenständige Funktion, um einen beliebigen Zeitraum („diesen Monat sperren“) mit eigener Seite zu sperren – die Route /accounting/period-locks gibt es nicht. Die Sperre wirkt auf Ebene des Geschäftsjahres und entsteht automatisch als Folge des Jahresabschlusses (siehe oben): Sobald ein Jahr abgeschlossen ist, weist der JournalService jeden Versuch zurück, eine Buchung mit einem Datum in diesem Jahr anzulegen, zu buchen oder zu löschen (§ 132 BAO: ein abgeschlossenes Jahr ist nicht mehr veränderbar) – mit der Meldung „Geschäftsjahr [Jahr] ist abgeschlossen“. Die Journalseite zeigt bei abgeschlossenen Jahren ein Schloss-Kennzeichen und deaktiviert dort Neue Buchung.

Es gibt keine eigene Schaltfläche „Periode sperren“ und kein manuelles Entsperren mit Begründung – um eine Korrektur in ein abgeschlossenes Jahr zu buchen, öffnen Sie das gesamte Jahr über Jahresabschluss stornieren (oben unter Jahresabschluss beschrieben) wieder, buchen Ihre Korrektur und führen den Jahresabschluss anschließend erneut durch.

Kurzbefehle im Chat

• „Zeig mir die aktuelle Bilanz“ – liefert eine aufbereitete Bilanz zum heutigen Stichtag
• „Wie sieht meine G&V für Q1 2025 aus?“ – liefert eine G&V-Zusammenfassung für Jänner bis März 2025
• „Öffne das Hauptbuch für Konto 4400 im Jahr 2024“ – liefert alle Buchungen auf Konto 4400 im Kalenderjahr 2024

Hinweis: Der Jahresabschluss (und die dadurch ausgelöste Jahressperre) ist aus Sicherheitsgründen bewusst nur über die Oberfläche möglich und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung – der KI-Assistent kann ihn nicht auslösen.

Sonderfälle und Stolpersteine

Eröffnungsbilanz beim Umstieg von einem anderen System: Wenn Sie unterjährig auf Operate wechseln, gibt es keinen eigenen Assistenten für Eröffnungsbilanzen – erfassen Sie diese selbst als gewöhnliche manuelle Buchung über Buchhaltung → Journal → Neue Buchung (/accounting/journal/new), datiert auf den Tag Ihres Umstiegs, mit je einer Zeile pro Konto und mit einer Soll-Summe, die der Haben-Summe entspricht.

Umsatzsteuerkonten: Die Konten für Umsatzsteuer und Vorsteuer werden beim Buchen von Rechnungen und Eingangsrechnungen automatisch fortgeschrieben. Buchen Sie nicht manuell auf diese Konten – sonst weicht Ihre UVA vom Hauptbuch ab.

Gelöschte Geschäftsfälle: Wenn Sie eine Rechnung oder Eingangsrechnung löschen, bucht Operate eine Stornobuchung gegen den ursprünglichen Buchungssatz, statt diesen zu löschen. So bleibt der erforderliche Prüfpfad erhalten.

Rundung: Sind an einem Geschäftsfall mehrere Steuersätze beteiligt, können Rundungsdifferenzen von 0,01 € entstehen. Operate bucht Rundungsdifferenzen automatisch auf das Konto 2680 (EKR).

Fremdwährungen: Buchungssätze werden in der Währung des Geschäftsfalls erfasst. Für die Bilanz wird in die funktionale Währung (EUR) umgerechnet, und zwar mit dem Kurs zum Buchungsdatum. Nicht realisierte Kursgewinne und -verluste werden zum Periodenende auf ein eigenes Fremdwährungskonto gebucht.

Verwandte Anleitungen

• Anlagenverzeichnis – AfA-Buchungen im Journal
• Mahnwesen – wie Verzugszinsen gebucht werden
• Lohnverrechnung – Buchungssätze aus der Lohnverrechnung
• Steuererklärungen & Compliance – Umsatz- und Ertragsteuererklärungen auf Basis der Hauptbuchdaten
• Steuerverwaltung – Steuerkonto-Saldo und weitere Werkzeuge der Steuerverwaltung
• Berichte & Analysen – Auswertungen für Ihre Steuerberatung exportieren