Ihre erste Rechnung erstellen

Rechnungen schreiben Sie mit Operate schnell und flexibel — entweder über den KI-Chat oder über das Rechnungsformular.

Rechnung im Chat erstellen

Der schnellste Weg zu einer Rechnung:

"Erstelle eine Rechnung über 1.500 € an die ABC GmbH für die Entwicklung einer Website"

Die KI wird:

1. die Rechnung mit allen erforderlichen Angaben erzeugen
2. Ihre Standardeinstellungen für Rechnungen anwenden
3. vor dem Versand um Ihre Bestätigung bitten

Rechnung im Detail anlegen

Wenn Sie mehr Kontrolle möchten, verwenden Sie das Rechnungsformular:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen
2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
3. Füllen Sie die Angaben aus:
   • Name und Anschrift der Kundin bzw. des Kunden
   • Rechnungspositionen (Bezeichnung, Menge, Preis)
   • Fälligkeitsdatum
   • Zahlungsbedingungen
   • Anmerkungen (optional)

Die Rechnungsfelder im Überblick

Angaben im Kopfteil

Kundendaten

• Firmenname: der Firmenwortlaut der Kundin bzw. des Kunden
• Ansprechperson: wer die Rechnung erhält
• E-Mail: wohin die Rechnung gesendet wird
• Adresse: vollständige Rechnungsanschrift

Rechnungspositionen

Jede Position enthält:

• Bezeichnung: wofür Sie verrechnen
• Menge: Anzahl der Einheiten
• Einzelpreis: Preis je Einheit
• Steuersatz: der anzuwendende USt.-Satz
• Gesamt: wird automatisch berechnet

Umgang mit der Umsatzsteuer

Operate berücksichtigt die Umsatzsteuer automatisch anhand:

• des Sitzes Ihres Unternehmens
• des Sitzes der Kundin bzw. des Kunden
• der Art der Leistung oder Ware

Reverse Charge

Bei B2B-Leistungen innerhalb der EU wenden wir den Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge) automatisch an, wenn:

• Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde in einem anderen EU-Land ansässig ist
• eine gültige UID-Nummer vorliegt

Rechnungen versenden

E-Mail

Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung direkt per E-Mail zu verschicken. Die E-Mail enthält:

• die Rechnung als PDF-Anhang
• einen Zahlungslink (sofern Online-Zahlungen aktiviert sind)
• Ihr Unternehmens-Branding

PDF herunterladen

Laden Sie Rechnungen als professionell gestaltete PDF-Dateien herunter — für:

• den Versand von Hand
• Ihre Aufbewahrungspflichten
• den Ausdruck

Zahlungen verfolgen

Den Status jeder Rechnung sehen Sie auf einen Blick:

• Entwurf – noch nicht versendet
• Versendet – Zahlung ausständig
• Angesehen – die Kundin bzw. der Kunde hat die E-Mail geöffnet
• Bezahlt – Zahlung eingegangen
• Überfällig – Fälligkeitsdatum überschritten

Zahlungserinnerungen

Operate versendet automatisch Erinnerungen:

1. 3 Tage vor Fälligkeit (freundlicher Hinweis)
2. am Fälligkeitstag (heute fällig)
3. 7 Tage danach (freundliche Nachfrage)
4. 14 Tage danach (letzte Erinnerung)

Die Zeitpunkte passen Sie unter Einstellungen > Rechnungslegung an.

Wiederkehrende Rechnungen

Für Stammkundschaft richten Sie wiederkehrende Rechnungen ein:

"Richte eine wiederkehrende Rechnung über 500 € pro Monat an die XYZ GmbH ein"

Oder über das Formular:

1. Erstellen Sie eine Rechnung wie gewohnt
2. Aktivieren Sie Wiederkehrend
3. Legen Sie das Intervall fest (wöchentlich, monatlich, quartalsweise)
4. Legen Sie ein Enddatum fest (optional)

Einen Entwurf bearbeiten

Entwürfe können Sie bis zum Versand vollständig bearbeiten:

1. Öffnen Sie die Rechnung → klicken Sie auf Bearbeiten
2. Passen Sie Positionen, Datumsangaben, Kundendaten und Anmerkungen an
3. Speichern Sie die Änderungen oder speichern und versenden Sie direkt

Oder erledigen Sie es im Chat: "Ändere das Fälligkeitsdatum von INV-2026-042 auf nächsten Freitag" — die KI nimmt Änderungen einzelner Felder direkt vor. Für die Bearbeitung von Positionen öffnet der Assistent dasselbe Formular in vorausgefüllter Form.

Sobald eine Rechnung versendet ist, kann sie nicht mehr verändert werden (nach den Regeln zur E-Rechnung gelten ausgestellte Rechnungen als Belege im Rechtssinn). Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift — siehe unten.

Gutschriften

So erstatten oder korrigieren Sie eine bereits versendete Rechnung:

1. Öffnen Sie die ursprüngliche Rechnung
2. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen
3. Geben Sie Betrag und Grund an

Nächste Schritte

• Ausgabenerfassung – betriebliche Kosten erfassen
• Open Banking – Zahlungen automatisch zuordnen