Bestellungen

Straffen Sie Ihre Beschaffung mit Bestellungen, Wareneingängen und automatischem 3-Wege-Abgleich.

Was ist eine Bestellung?

Bestellungen sind formelle Dokumente, die Sie an Lieferanten senden, um Waren oder Leistungen anzufordern. Sie helfen Ihnen dabei:

• nachzuvollziehen, was Sie bei wem bestellt haben
• Ausgaben über Freigabeprozesse zu steuern
• Eingangsrechnungen gegen Bestellungen abzugleichen und Überzahlungen zu vermeiden
• einen lückenlosen Prüfpfad für die Nachvollziehbarkeit zu führen

Eine Bestellung anlegen

Über das Dashboard

1. Öffnen Sie Finanzen > Bestellungen
2. Klicken Sie auf Neue Bestellung
3. Wählen Sie einen Lieferanten
4. Ergänzen Sie Positionen mit Mengen und Preisen
5. Prüfen Sie die Summen und reichen Sie zur Genehmigung ein

Über die API

const po = await fetch('https://operate.guru/api/v1/purchase-orders', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Authorization': 'Bearer op_live_your_api_key',
    'Content-Type': 'application/json'
  },
  body: JSON.stringify({
    vendorId: 'vendor_abc123',
    expectedDate: '2024-02-15',
    currency: 'EUR',
    items: [
      {
        description: 'Office Supplies',
        quantity: 100,
        unitPrice: 5.50,
        unit: 'pieces'
      },
      {
        description: 'Printer Paper',
        quantity: 20,
        unitPrice: 25.00,
        unit: 'boxes'
      }
    ],
    notes: 'Deliver to main office'
  })
});

Der Bestellablauf

DRAFT → PENDING_APPROVAL → APPROVED → SENT → PARTIALLY_RECEIVED → RECEIVED → CLOSED
                              ↓
                          CANCELLED

Bedeutung der Status

Freigabeprozess

Größere Bestellungen können vor dem Versand eine Genehmigung erfordern:

1. Bestellung anlegen – eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter erstellt die Bestellung
2. Zur Genehmigung einreichen – Klick auf „Zur Genehmigung einreichen“
3. Prüfung durch die Führungskraft – Genehmigung oder Ablehnung
4. An den Lieferanten senden – nach der Genehmigung wird die Bestellung versendet

// Zur Genehmigung einreichen
await fetch(`https://operate.guru/api/v1/purchase-orders/${poId}/submit`, {
  method: 'POST'
});

// Genehmigen (Führungskraft)
await fetch(`https://operate.guru/api/v1/purchase-orders/${poId}/approve`, {
  method: 'POST'
});

Wareneingang erfassen

Wenn die Ware eintrifft, erfassen Sie einen Wareneingang:

Über das Dashboard

1. Öffnen Sie die Bestellung
2. Klicken Sie auf Waren empfangen
3. Tragen Sie je Position die erhaltene Menge ein
4. Ergänzen Sie Anmerkungen zu Zustand oder Beschädigungen
5. Speichern Sie den Wareneingang

Über die API

await fetch(`https://operate.guru/api/v1/purchase-orders/${poId}/receive`, {
  method: 'POST',
  body: JSON.stringify({
    receivedBy: 'John Smith',
    location: 'Warehouse A',
    items: [
      {
        poItemId: 'item_abc123',
        quantityReceived: 95,
        quantityAccepted: 95,
        notes: 'Good condition'
      },
      {
        poItemId: 'item_def456',
        quantityReceived: 20,
        quantityAccepted: 18,
        notes: '2 boxes damaged'
      }
    ]
  })
});

3-Wege-Abgleich

Der 3-Wege-Abgleich stellt sicher, dass Sie nur bezahlen, was Sie bestellt UND erhalten haben:

Bestellung (was Sie bestellt haben)
       ↓
Wareneingang (was Sie erhalten haben)
       ↓
Lieferantenrechnung (was der Lieferant verrechnet hat)

So funktioniert es

1. Bestellung anlegen – 100 Stück bestellen
2. Wareneingang erfassen – 95 Stück erhalten
3. Rechnung erhalten – der Lieferant verrechnet 100 Stück
4. Abgleichen & kennzeichnen – das System meldet die Abweichung (5 Stück nicht erhalten)
5. Klären – nur die 95 erhaltenen Stück bezahlen oder eine Gutschrift anfordern

Abgleich über die API

// Eine Eingangsrechnung mit einer Bestellung verknüpfen
await fetch(`https://operate.guru/api/v1/purchase-orders/${poId}/match-bill`, {
  method: 'POST',
  body: JSON.stringify({
    billId: 'bill_xyz789'
  })
});

// Abgleichsvorschläge zu einer Eingangsrechnung abrufen
const suggestions = await fetch(
  `https://operate.guru/api/v1/purchase-orders/match-suggestions/${billId}`
).then(r => r.json());

Mengenverfolgung

Zu jeder Position werden mitgeführt:

Damit erkennen Sie:

• Unterlieferung: weniger erhalten als bestellt
• Überfakturierung: mehr verrechnet als erhalten
• Offene Bestellungen: noch nicht eingelangt

Auswertungen

Bestellübersicht

Alle Bestellungen nach Status, Lieferant oder Zeitraum ansehen.

Wareneingangsbericht

Wareneingänge nach Datum, Lieferant oder Bestellung nachverfolgen.

Abweichungsbericht

Abweichungen zwischen bestellten, erhaltenen und verrechneten Mengen bzw. Beträgen erkennen.

Zusammenspiel mit Eingangsrechnungen

Wenn eine Rechnung eines Lieferanten eintrifft:

1. Automatischer Abgleich – das System schlägt passende Bestellungen anhand von Lieferant und Betrag vor
2. Manueller Abgleich – die Bestellung aus der Auswahlliste wählen
3. Abweichungsprüfung – das System prüft Mengen und Beträge
4. Freigabe – die Rechnung zur Zahlung freigeben

Genehmigungsgrenzen

Legen Sie betragsabhängig fest, wann eine Genehmigung erforderlich ist:

Genehmigungsregeln einrichten

1. Öffnen Sie Freigaben (/admin/approvals)
2. Klicken Sie auf Regel erstellen
3. Ergänzen Sie die Betragsgrenzen

Beispielregeln:

• < 500 €: keine Genehmigung nötig (automatisch genehmigt)
• 500 € – 2.000 €: Genehmigung der Führungskraft erforderlich
• 2.000 € – 10.000 €: Genehmigung der Administration erforderlich
• > 10.000 €: Genehmigung der Inhaberin bzw. des Inhabers erforderlich

Ablauf der Genehmigung

Kleine Bestellung (unter der Grenze)

• Bestellung anlegen → automatisch APPROVED → an den Lieferanten senden

Große Bestellung (über der Grenze)

• Bestellung anlegen → PENDING_APPROVAL
• Die Führungskraft erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
• Die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab
• Bei Genehmigung → an den Lieferanten senden
• Bei Ablehnung → zurück auf DRAFT samt Begründung

Mehrstufige Genehmigung

Für besonders große Bestellungen lassen sich mehrere Genehmigungen verlangen:

• Schritt 1: Abteilungsleitung
• Schritt 2: Leitung Finanzen
• Schritt 3: Geschäftsführung

Lieferantenverwaltung

Führen Sie Lieferantendaten und Bestellhistorie:

Lieferantenprofil

• Firmenname und Anschrift
• Ansprechperson und E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Steuernummer / UID-Nummer
• Zahlungsziel (z. B. 30 Tage netto)
• Bevorzugte Zahlungsart
• Notizen (Kundennummern, Sonderanweisungen)

Bestellhistorie

Je Lieferant einsehbar:

• Gesamtvolumen (seit Beginn)
• Anzahl der Bestellungen
• durchschnittlicher Bestellwert
• Termintreue bei Lieferungen
• offene Bestellungen

Lieferantenbewertung

Verfolgen Sie die Verlässlichkeit Ihrer Lieferanten:

• Liefergenauigkeit: Anteil vollständig gelieferter Bestellungen
• Termintreue: Anteil pünktlich gelieferter Bestellungen
• Qualität: Anmerkungen zu Schäden und Mängeln
• Preise: Preisentwicklung im Zeitverlauf

Bewährte Vorgehensweisen

1. Bei größeren Einkäufen immer eine Bestellung anlegen – schafft einen Prüfpfad und verhindert Überzahlungen
2. Wareneingang zeitnah erfassen – am selben Tag buchen, damit die Daten aktuell bleiben
3. Rechnungen vor der Zahlung abgleichen – so fallen Fehler, fehlende Positionen und Überverrechnungen auf
4. Genehmigungsgrenzen setzen – Budgetkontrolle und Überblick über Ausgaben
5. Abgeschlossene Bestellungen schließen – hält die Liste übersichtlich
6. Bezeichnungen vereinheitlichen – einheitliche Positionsnamen erleichtern die Auswertung
7. Liefertermine verfolgen – halten Sie Lieferanten bei Verzug in der Verantwortung
8. Abweichungen prüfen – gehen Sie nach, warum bestellt ≠ erhalten ≠ verrechnet ist
9. Konditionen verhandeln – nutzen Sie die Bestellhistorie für bessere Preise
10. Regelmäßig durchsehen – monatlicher Blick auf offene Bestellungen und Abweichungen

Webhooks

Abonnieren Sie Ereignisse zu Bestellungen:

• PURCHASE_ORDER_CREATED
• PURCHASE_ORDER_APPROVED
• PURCHASE_ORDER_RECEIVED

await fetch('https://operate.guru/api/v1/webhooks/endpoints', {
  method: 'POST',
  body: JSON.stringify({
    url: 'https://your-server.com/webhooks',
    events: ['PURCHASE_ORDER_APPROVED', 'PURCHASE_ORDER_RECEIVED']
  })
});

Nächste Schritte

• Erste Bestellung anlegen
• Freigabeprozesse einrichten
• 3-Wege-Abgleich konfigurieren