Ausgabenverfolgung

Mit der Ausgabenverfolgung von Operate erfassen Sie Belege, ordnen Ausgaben zu und sind zum Steuertermin ohne Mehraufwand vorbereitet.

Funktionen

• Belegerkennung – KI-gestützte Texterkennung liest alle Angaben aus
• Automatische Zuordnung – Ausgaben werden selbsttätig kategorisiert
• Mehrwährungsfähig – Ausgaben in jeder Währung erfassen
• Steuererkennung – die Umsatzsteuer wird automatisch erkannt
• Fahrtenerfassung – betriebliche Fahrten protokollieren
• Freigabeprozesse – Ausgabenverwaltung im Team

Ausgaben erfassen

Über den Chat

Beschreiben Sie Ihre Ausgabe einfach:

"Ich habe 45 Euro für Büromaterial ausgegeben"

Oder laden Sie ein Foto des Belegs hoch – die KI liest aus:

• Name des Lieferanten
• Betrag und Währung
• Datum
• Steuer- bzw. USt.-Betrag
• Vorschlag für die Kategorie

Über das Dashboard

1. Öffnen Sie Finanzen > Ausgaben
2. Klicken Sie auf Neue Ausgabe oder Beleg scannen
3. Ergänzen bzw. prüfen Sie die Angaben
4. Speichern

Über die E-Mail-Weiterleitung

Leiten Sie Beleg-E-Mails an Ihre persönliche Operate-Adresse weiter:

1. Öffnen Sie Einstellungen > E-Mail-Weiterleitung
2. Kopieren Sie Ihre persönliche Adresse: receipts-abc123@operate.guru
3. Leiten Sie Belege aus Ihrem Postfach dorthin weiter
4. Die KI liest die Daten aus und legt die Ausgabe automatisch an

Funktioniert mit:

• Amazon-Belegen
• PayPal-Bestätigungen
• Lieferantenrechnungen
• digitalen Belegen aus beliebigen Quellen

Kategorien

Voreingestellte Ausgabenkategorien:

Kategorien passen Sie unter Einstellungen > Ausgabenkategorien an.

Steuerliche Behandlung

Vorsteuerabzug

Bei Ausgaben mit Umsatzsteuer:

1. Der Beleg muss die Umsatzsteuer ausweisen
2. Die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein
3. Der Abzug muss innerhalb der geltenden Fristen geltend gemacht werden

Absetzbare Ausgaben

Operate kennzeichnet steuerlich absetzbare Ausgaben:

• Österreich: betrieblich veranlasste Ausgaben (Betriebsausgaben) gegenüber privaten Aufwendungen

Fahrtenerfassung

Manuelle Erfassung

Erfassen Sie betriebliche Fahrten mit:

• Startort (Adresse oder Ortsbezeichnung)
• Zielort (Adresse oder Ortsbezeichnung)
• Strecke (automatisch über Google Maps oder händisch)
• Zweck (z. B. „Kundentermin bei der Acme GmbH“)
• Kilometersatz (voreingestellt ist der amtliche Satz)
• Datum der Fahrt

Kilometergeldsätze

Als Kilometersatz ist der amtliche österreichische Satz voreingestellt; abweichende Sätze können je Fahrt eingetragen werden.

Der PKW-Satz gilt seit 1. Jänner 2025. Mit der Reform der Kilometergeldverordnung (BGBl. II Nr. 289/2024) wurde das PKW-Kilometergeld auf 0,50 € je km angehoben; auch für Motorrad und Fahrrad galten damit 0,50 € je km. Seit 1. Juli 2025 beträgt der Satz für Motorrad und Fahrrad 0,25 € je km (Budgetbegleitgesetz 2025, BGBl. I Nr. 25/2025).

Das Kilometergeld ist mit 30.000 km pro Kalenderjahr begrenzt (§ 10 Abs. 4 Reisegebührenvorschrift). Die Grenze gilt zusammengefasst für PKW und Motorrad, nicht je Fahrzeug; für Fahrräder gilt eine eigene Grenze von 3.000 km pro Kalenderjahr. Operate hinterlegt die Sätze zentral und aktualisiert sie, wenn sich die amtlichen Vorgaben ändern.

Pendlerpauschale

Für die regelmäßige Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:

1. Öffnen Sie die Absetzrechner (/tax/deductions/calculators) und wählen Sie den Reiter Pendler
2. Geben Sie die Wohnadresse ein
3. Geben Sie die Adresse der Arbeitsstätte ein
4. Geben Sie die Arbeitstage pro Jahr an
5. Berechnen Sie den Jahresbetrag

Der Rechner berücksichtigt automatisch:

• die entfernungsabhängigen Sätze
• die Zumutbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel
• das große Pendlerpauschale

Steuerberichte

Erstellen Sie normgerechte Fahrtenberichte:

Österreichisches Kilometergeld (Fahrtenbuch)

• Vollständiges Fahrtenprotokoll mit Datum, Strecke und Zweck
• Export als PDF oder Excel
• Format für das Finanzamt Österreich
• Verknüpfung mit dem Pendlerpauschale
• XML-Export für FinanzOnline

Ausgaben im Team

Freigabeprozess

1. Mitarbeiterin oder Mitarbeiter reicht die Ausgabe ein
2. Die Führungskraft prüft
3. Freigabe oder Ablehnung mit Anmerkung
4. Automatische Nachverfolgung der Erstattung

Ausgabenlimits

Legen Sie Limits fest je:

• Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
• Kategorie
• Zeitraum

Firmenkarten

Binden Sie Firmenkarten ein für:

• Ausgabenverfolgung in Echtzeit
• automatische Belegzuordnung
• Auswertung des Ausgabeverhaltens

Auswertungen

• Ausgaben nach Kategorie – wohin das Geld fließt
• Monatliche Entwicklung – Ausgaben im Zeitverlauf
• Steuerübersicht – abziehbare Vorsteuer
• Mitarbeiterauswertung – Ausgaben im Team
• Lieferantenauswertung – die wichtigsten Lieferanten

Belegerkennung (OCR)

Operate nutzt Claude Vision AI, um Daten aus Belegbildern mit hoher Treffsicherheit auszulesen.

So scannen Sie

1. Belegbild hochladen

• Klicken Sie auf „Beleg scannen“ oder ziehen Sie das Bild per Drag & Drop hinein
• Unterstützt werden: JPG, PNG, PDF, HEIC
• Maximale Größe: 10 MB je Bild

2. Auslesen durch die KI Claude Vision liest aus:

• Name des Lieferanten
• Kaufdatum
• Gesamtbetrag und Währung
• Aufteilung der Umsatzsteuer (sofern ausgewiesen)
• einzelne Positionen
• Zahlungsart

3. Prüfen & bestätigen

• Prüfen Sie die ausgelesenen Daten
• Passen Sie sie bei Bedarf an
• Bestätigen Sie die Kategorie
• Speichern Sie die Ausgabe

Treffsicherheit

• Name des Lieferanten: ca. 95 Prozent
• Gesamtbetrag: ca. 98 Prozent
• Datum: ca. 97 Prozent
• USt.-Betrag: ca. 90 Prozent (sofern auf dem Beleg gedruckt)
• Einzelpositionen: ca. 85 Prozent (abhängig von der Belegqualität)

Tipps für beste Ergebnisse

1. Gutes Licht: Schatten und Spiegelungen vermeiden
2. Ganzer Beleg: alle Ränder mit aufnehmen
3. Flache Unterlage: Knicke und Falten vermeiden
4. Hohe Auflösung: die Handykamera verwenden, keine Bildschirmfotos
5. Lesbarer Text: unscharfe oder verblasste Belege vermeiden

Unterstützte Belegarten

• Kassenbelege aus dem Handel (Supermärkte, Geschäfte)
• Restaurantrechnungen
• Tankbelege
• Hotelrechnungen
• Bestellbestätigungen aus dem Onlinehandel
• Dienstleistungsrechnungen
• Parkscheine
• Mautbelege

Abgleich mit Bankumsätzen

Verknüpfen Sie Ausgaben mit Bankumsätzen für eine vollständige Abstimmung:

Automatischer Abgleich

Sobald Ihr Bankkonto verbunden ist:

1. Operate holt die Umsätze täglich ab
2. Die KI erkennt mögliche Treffer anhand von Betrag und Datum
3. Sie erhalten Vorschläge zur Bestätigung
4. Mit einem Klick verknüpfen Sie Ausgabe und Umsatz

Manueller Abgleich

1. Öffnen Sie eine Ausgabe
2. Klicken Sie auf „Mit Umsatz verknüpfen“
3. Wählen Sie aus den zuletzt nicht zugeordneten Umsätzen
4. Bestätigen Sie die Verknüpfung

Vorteile

• Ausgaben mit dem Kontoauszug belegen
• Ausgaben gegen die tatsächlichen Abflüsse abstimmen
• fehlende Ausgabenbelege erkennen
• Prüfpfad für die Betriebsprüfung (Beleg + Bankbeleg)

Bewährte Vorgehensweisen

1. Sofort erfassen – Belege gleich nach dem Kauf scannen (sonst gehen sie verloren)
2. Notizen ergänzen – Kontext hilft zum Steuertermin („Mittagessen mit der Acme GmbH“)
3. Regelmäßig prüfen – ein wöchentlicher Durchgang stellt sicher, dass nichts fehlt
4. Bank verbinden – der Bankabgleich erfasst automatisch alles
5. Richtig zuordnen – saubere Kategorien bedeuten bessere Absetzposten
6. Belege aufbewahren – in Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre (§ 132 BAO)
7. Umsatzsteuer prüfen – achten Sie darauf, dass die Vorsteuer erfasst ist
8. Projekte kennzeichnen – Ausgaben je Projekt oder Kundin bzw. Kunde markieren, um die Rentabilität besser zu verfolgen