Schnellstart-Anleitung

Willkommen bei Operate! Diese Anleitung führt Sie in wenigen Minuten durch die Einrichtung.

Schritt 1: Konto anlegen

Registrierung mit Google OAuth

1. Öffnen Sie operate.guru und klicken Sie auf Loslegen
2. Klicken Sie auf Mit Google anmelden
3. Wählen Sie Ihr Google-Konto aus
4. Erlauben Sie Operate den Zugriff auf Ihre Profilinformationen

Registrierung mit E-Mail

1. Öffnen Sie operate.guru und klicken Sie auf Loslegen
2. Klicken Sie auf Mit E-Mail registrieren
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und legen Sie ein Passwort fest
4. Sehen Sie in Ihrem Posteingang nach der Bestätigungs-E-Mail
5. Klicken Sie auf den Bestätigungslink, um Ihr Konto zu aktivieren

Sicherheitshinweis: Alle Passwörter werden mit bcrypt gehasht. Zugangsdaten werden niemals im Klartext gespeichert.

Schritt 2: Organisation einrichten

Nach der Registrierung werden Sie durch die Einrichtung Ihres Unternehmensprofils geführt:

Unternehmensdaten

• Name der Organisation: Ihr Firmenwortlaut oder Ihre Geschäftsbezeichnung
• Unternehmensart: Auswahl zwischen Freiberuflich, Agentur, Beratung oder Sonstige
• Land: Land, in dem Ihr Unternehmen registriert ist (bestimmt die Steuereinstellungen)
• Währung: Ihre primäre Geschäftswährung (EUR, USD, GBP usw.)

Steuereinstellungen

• UID-Nummer / Steuernummer: die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens. Tipp zum automatischen Ausfüllen: Geben Sie zuerst Ihre UID-Nummer ein (für Österreich z. B. ATU12345678) — Operate prüft sie gegen das EU-Register VIES und füllt Firmenname, Straße, PLZ und Ort im Voraus aus. Das funktioniert für alle 27 EU-Länder und ist nicht destruktiv: Es werden nur leere Felder befüllt, andernfalls erscheint ein Banner zum Übernehmen per Klick. Fällt VIES aus, geschieht das unbemerkt im Hintergrund — Sie können die Daten jederzeit selbst eintippen.
• Steuersystem: Wählen Sie Ihre Steuerjurisdiktion (z. B. Österreich)
• Umsatzsteuerpflichtig: ob Sie zur Umsatzsteuer veranlagt sind (oder die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG nutzen)
• Wirtschaftsjahr: Beginn Ihres Wirtschaftsjahres

Kontaktdaten

• Adresse: Ihre Geschäftsadresse (erscheint auf Rechnungen)
• Telefon: geschäftliche Telefonnummer
• E-Mail: primäre Geschäfts-E-Mail-Adresse
• Website: Ihre Unternehmenswebsite (optional)

Schritt 3: E-Mail verbinden (optional, aber empfohlen)

Verbinden Sie Outlook, richten Sie IMAP ein, oder leiten Sie Belege per E-Mail an Operate weiter, damit Rechnungen und Belege automatisch ausgelesen werden (direkte Gmail-Verbindung ist derzeit nicht verfügbar):

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen
2. Klicken Sie auf E-Mail verbinden
3. Wählen Sie Outlook oder IMAP, oder richten Sie eine E-Mail-Weiterleitung ein
4. Bestätigen Sie die sichere Verbindung
5. Wählen Sie die Ordner aus, die überwacht werden sollen (z. B. Posteingang, Belege)

Die KI erkennt Rechnungen und Belege in Ihrem Postfach automatisch und extrahiert die wesentlichen Informationen.

Schritt 4: Bankkonto verbinden (optional, aber empfohlen)

Für den vollständig automatisierten Ablauf verbinden Sie Ihr Bankkonto:

Für EU-Banken (finAPI)

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Banking
2. Klicken Sie auf Bank verbinden
3. Wählen Sie Ihr Land
4. Suchen Sie Ihre Bank (über 600 österreichische Banken werden unterstützt)
5. Bestätigen Sie die sichere Verbindung per OAuth
6. Wählen Sie aus, welche Konten synchronisiert werden

Für alle unterstützten Banken (finAPI)

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Banking
2. Klicken Sie auf Bank verbinden
3. Wählen Sie Ihr Land und suchen Sie Ihre Bank (über 600 österreichische Banken)
4. Authentifizieren Sie sich über den sicheren Login Ihrer Bank
5. Führen Sie die starke Kundenauthentifizierung (SCA) durch
6. Wählen Sie aus, welche Konten synchronisiert werden

Sicherheitshinweis: Bankanbindung über finAPI (BaFin-lizenzierter Kontoinformationsdienst). Wir können Ihre Buchungen ausschließlich lesen — Zahlungen in Ihrem Namen sind uns niemals möglich. Ihre Bankzugangsdaten werden nie auf unseren Servern gespeichert.

Was synchronisiert wird

• Kontosalden (aktueller und verfügbarer Saldo)
• Buchungshistorie (üblicherweise die letzten 90 Tage)
• Kontodetails (Bezeichnung, Kontoart, Währung)
• automatische tägliche Synchronisierung sowie manuelles Aktualisieren

Schritt 5: Das Dashboard erkunden

Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, sehen Sie das Haupt-Dashboard mit:

• Cashflow-Übersicht: Saldo über alle verbundenen Konten, täglich aktualisiert
• Umsatzdiagramm: monatliche Umsatzentwicklung
• Offene Rechnungen: unbezahlte Rechnungen samt Fälligkeitsstruktur
• Letzte Buchungen: die aktuellsten Bankbuchungen
• KI-Chat: Ihr intelligenter Assistent für das Unternehmen (rechts unten)

Schritt 6: Den KI-Assistenten nutzen

Der KI-Assistent ist Ihre zentrale Schaltstelle für alles:

Rechnung erstellen

Chat: "Erstelle eine Rechnung über 500 € an die Acme GmbH für Beratungsleistungen"

Die KI wird:

1. prüfen, ob die Acme GmbH bereits als Kunde angelegt ist
2. eine professionelle Rechnung in Ihrem Branding erzeugen
3. den korrekten USt.-Satz anhand des Leistungsorts anwenden
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben
5. anbieten, die Rechnung per E-Mail zu versenden

Ausgabe erfassen

Chat: "Ich habe gerade 25 € für Büromaterial bei Pagro bezahlt"

Die Ausgabe wird automatisch:

• kategorisiert (Büromaterial)
• als steuerlich absetzbar gekennzeichnet
• mit der Bankbuchung verknüpft (sofern ein Konto verbunden ist)
• für den Vorsteuerabzug vorbereitet

Beleg hochladen

Chat: "Hier ist ein Beleg" [Bild hochladen]

Die KI liest mit Claude Vision aus:

• Name des Lieferanten
• Kaufdatum
• Gesamtbetrag und Währung
• Aufschlüsselung der Umsatzsteuer
• Positionen
• Kategorievorschlag

Finanzen abfragen

Chat: "Wie hoch ist mein Umsatz in diesem Monat?"

Sie erhalten sofort Auswertungen:

• Gesamtumsatz (fakturiert gegenüber tatsächlich eingegangen)
• Aufschlüsselung nach Kunden
• Vergleich mit dem Vormonat
• offene Rechnungen

Dokumente durchsuchen

Chat: "Finde den Vertrag mit der ABC GmbH aus dem letzten Jahr"

Suche in natürlicher Sprache über:

• Rechnungen und Angebote
• Ausgaben und Belege
• Kundenkorrespondenz
• hochgeladene Dokumente

Ihre Chat-Limits verstehen

Die Anzahl der Nachrichten hängt vom Tarif ab:

Tipp: Der KI-Autopilot (Tarife Pro und Business) kategorisiert Ausgaben, gleicht Buchungen ab und versendet Zahlungserinnerungen automatisch, ohne dass Sie danach fragen müssen.

Wie geht es weiter?

Grundeinrichtung

• Bankkonto verbinden – Open Banking für den automatischen Buchungsabgleich einrichten
• Erste Rechnung erstellen – ausführliche Anleitung zur Rechnungslegung samt Anpassungen
• Rechnungsvorlagen anpassen – Auswahl zwischen den Designs Modern, Classic und Minimal

Wichtige Funktionen entdecken

• Rechnungslegung – professionelle Rechnungen, Abo-Verrechnung, E-Rechnungs-Standards
• Ausgabenerfassung – Belegerkennung, automatische Kategorisierung, Kilometergeld
• Open Banking – über 600 österreichische Banken, tägliche Synchronisierung über finAPI
• Steuerautomatisierung – UVA (Formular U30), Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Rechner für die Pendlerpauschale
• KI-Assistent – 438 Werkzeuge für die Führung Ihres Unternehmens
• Bestellungen – Beschaffung nachverfolgen und Drei-Wege-Abgleich

Integrationen und Fortgeschrittenes

• API-Integration – eigene Integrationen entwickeln (Tarif Business)
• Webhooks – Ereignisbenachrichtigungen in Echtzeit
• Sicherheit und Datenschutz – Datenschutz und Compliance

Wichtige Hinweise

• Steuerberatung: Operate stellt Werkzeuge zur Vorbereitung Ihrer Steuerangelegenheiten bereit, jedoch keine Steuerberatung. Ziehen Sie für Ihre konkrete Situation immer eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater bei.
• Finanzberatung: Vorschläge der KI dienen ausschließlich der Information und stellen keine professionelle Finanzberatung dar.
• Richtigkeit: Wir arbeiten sorgfältig, dennoch liegt es in Ihrer Verantwortung, alle Daten zu prüfen, bevor Sie sie an die Finanzverwaltung oder an Kundinnen und Kunden übermitteln.

Brauchen Sie Hilfe?

KI-Assistent

Unser KI-Assistent steht Ihnen im Chat zur Verfügung (rechts unten). Stellen Sie einfach Ihre Frage!

E-Mail-Support

Schreiben Sie uns an support@operate.guru bei:

• technischen Problemen
• Fragen zu Ihrem Konto
• Wünschen zu Funktionen
• Fragen zur Verrechnung

Sicherheitsprobleme

Melden Sie Sicherheitslücken im Sinne einer verantwortungsvollen Offenlegung an security@operate.guru.

Dokumentation

Die vollständige Dokumentation finden Sie unter operate.guru/docs.