Häufig gestellte Fragen

Operate ist eine KI-gestützte Plattform für Geschäftsautomatisierung. Sie hilft Selbstständigen und kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Finanzen, Rechnungsstellung, Ausgaben, Steuererklärung und mehr. Unser KI-Assistent nutzt Claude, um Ihre Anfragen in natürlicher Sprache zu verstehen und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren — damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Ein Konto zu erstellen ist einfach! Klicken Sie auf "Jetzt starten" oder "Registrieren" und Sie können sich mit Ihrem Google-Konto (OAuth) registrieren oder ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort erstellen. Wenn Sie sich mit Google registrieren, haben Sie sofortigen Zugriff. E-Mail-Registrierungen erfordern aus Sicherheitsgründen eine E-Mail-Verifizierung.

Ja. Alle kostenpflichtigen Tarife enthalten eine 14-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang. Keine Kreditkarte erforderlich. Der Gratis-Tarif steht unbefristet zur Verfügung (1 Bankverbindung, 15 KI-Nachrichten/Monat).

Operate ist derzeit ausschließlich für Österreich verfügbar. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, und der KI-Assistent versteht und antwortet in beiden Sprachen. Direkte E-Einreichung ist heute live für Österreich (FinanzOnline) für Unternehmen (Unternehmer); Privatpersonen bereiten ihre Erklärung in Operate vor und reichen sie selbst in FinanzOnline ein.

Operate ist eine webbasierte Anwendung, die auf jedem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) funktioniert. Sie ist vollständig responsiv und funktioniert hervorragend auf Desktop, Tablet und mobilen Geräten. Besuchen Sie einfach operate.guru von jedem Gerät aus.

Sie können die KI bitten, verschiedene geschäftliche Aufgaben auszuführen, wie z.B.: Rechnungen und Angebote erstellen, Ausgaben kategorisieren, finanzielle Fragen beantworten, Berichte generieren, Dokumente durchsuchen, Banktransaktionen abgleichen, Steuerinformationen vorbereiten und mehr. Versuchen Sie zu fragen "Erstelle eine Rechnung für meinen Kunden" oder "Zeige mir die Ausgaben vom letzten Monat", um loszulegen.

Nein. Der KI-Assistent ist KEIN Finanzberater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Er bietet informative Unterstützung und Automatisierungstools basierend auf Ihren Daten, gibt aber keine professionelle finanzielle, steuerliche oder rechtliche Beratung. Konsultieren Sie immer qualifizierte Fachleute für wichtige finanzielle Entscheidungen.

Unsere KI nutzt Claude von Anthropic für hochwertige Sprachverarbeitung. Bei Automatisierungs- und Kategorisierungsaufgaben ist sie sehr treffsicher — dennoch sollten Sie wichtige Finanzinformationen vor der endgültigen Freigabe immer prüfen. Die KI lernt aus Ihren Korrekturen und wird mit der Zeit genauer.

Ja! Sagen Sie der KI einfach, was Sie benötigen, wie "Erstelle eine Rechnung für Acme Corp". Anstatt nur einen Entwurf zu erstellen, öffnet die KI ein geführtes Assistenten-Panel an der Seite, wo Sie Details Schritt für Schritt ausfüllen können. Die KI gibt hilfreiche Tipps, während Sie durch jeden Schritt fortschreiten (Kundenauswahl, Positionen, Termine, Überprüfung). Dieser hybride Ansatz gibt Ihnen die Bequemlichkeit des Chats mit der Präzision eines strukturierten Formulars.

Sie können 266 Aktionen per Chat ausführen, einschließlich: Rechnungen erstellen und versenden, Ausgaben hinzufügen, Kunden und Lieferanten verwalten, Urlaub beantragen, Angebote und Verträge erstellen, Finanzberichte generieren, Banktransaktionen abgleichen, Dokumente durchsuchen, Zeit erfassen und vieles mehr. Komplexe Aufgaben wie die Rechnungserstellung öffnen geführte Assistenten-Panels, während einfache Aufgaben direkt ausgeführt werden. Aktionen, die Geld oder sensible Daten betreffen, erfordern eine Bestätigung.

Geführte Assistenten-Panels sind schrittweise Formulare, die in einem Seitenpanel erscheinen, wenn Sie komplexe Aufgaben wie Rechnungserstellung, Ausgaben hinzufügen oder Kundenverwaltung anfordern. Während Sie durch jeden Schritt arbeiten, bietet die KI kontextbezogene Anleitung im Chat. Dieser hybride Ansatz kombiniert die natürlichsprachliche Bequemlichkeit des Chats mit der Präzision und Validierung strukturierter Formulare und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details übersehen.

Der KI-Assistent hat Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten (Rechnungen, Ausgaben, Banktransaktionen, Dokumente) innerhalb von Operate, um Sie bei der Verwaltung Ihres Unternehmens zu unterstützen. Er gibt Ihre Daten NICHT an Dritte weiter. Alle KI-Verarbeitungen erfolgen sicher über die Claude API von Anthropic mit Unternehmenssicherheit. Ihre Daten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.

Im kostenlosen Tarif (15 Nachrichten/Monat), Starter (250/Monat) und Pro (1.000/Monat) erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie Ihr Limit erreichen. Sie können auf einen höheren Tarif upgraden (Business: unbegrenzte Nachrichten) oder warten, bis Ihr Limit zu Beginn des nächsten Abrechnungsmonats zurückgesetzt wird. Der Nachrichtenverlauf bleibt erhalten.

Operate kombiniert eine konversationelle KI, die tatsächlich Aktionen ausführt – nicht nur Fragen beantwortet – mit vollständiger Buchhaltung. Sagen Sie „Erstelle eine Rechnung für Acme Corp“ und die KI öffnet einen geführten Assistenten. Dazu kommen: integrierte Pendlerpauschalen-Berechnung, automatische Rechnungsentwürfe aus Lieferanten-E-Mails, Banktransaktionsabgleich, der aus Ihren Korrekturen lernt, und Steuererklärung Österreich – alles auf einer Plattform.

Operate berechnet Ihre Pendlerpauschale für Steuerabzüge. Geben Sie Ihre einfache Entfernung zur Arbeit und die Anzahl der Arbeitstage ein – Operate ermittelt den abzugsfähigen Betrag nach österreichischen bzw. deutschen Steuerregeln. Das Ergebnis fließt automatisch in Ihre Steuerberichte ein.

Die KI von Operate kann 266 verschiedene Aktionen ausführen, darunter: Rechnungen, Angebote und Verträge erstellen; Ausgaben hinzufügen und Belege scannen; Kunden und Lieferanten verwalten; Urlaub beantragen und genehmigen; Zeit und Kilometerstand erfassen; Finanzberichte generieren; Banktransaktionen abgleichen; und vieles mehr. Komplexe Aufgaben öffnen geführte Assistenten-Panels für Präzision, während einfache Aufgaben direkt mit Bestätigung ausgeführt werden.

Ja! Unsere KI lernt aus jeder Korrektur, die Sie vornehmen. Wenn Sie eine Ausgabe neu kategorisieren oder eine Banktransaktionsübereinstimmung aktualisieren, lernt das System Ihre Präferenzen und wendet sie automatisch auf ähnliche zukünftige Transaktionen an. Im Laufe der Zeit wird Operate genauer und erfordert weniger manuelle Eingriffe.

Wenn Sie Ihre E-Mail (Gmail oder Outlook) verbinden, scannt die KI von Operate nach Lieferantenrechnungen und erstellt automatisch Rechnungsentwürfe. Sie extrahiert wichtige Informationen wie Lieferantenname, Betrag, Fälligkeitsdatum und sogar Positionen mit Claude-gestützter OCR. Sie überprüfen und genehmigen - die KI erledigt die Dateneingabe.

Operate bietet 6 Arten von proaktiven Vorschlägen: Steuertermin-Erinnerungen, Cashflow-Warnungen, Ausgabenkategorisierungs-Empfehlungen, Rechnungsfolge-Erinnerungen, Abgleichsvorschläge für nicht zugeordnete Transaktionen und finanzielle Einblicke basierend auf Ihren Ausgabemustern. Diese erscheinen in Ihrem Dashboard und Chat-Interface.

Gehen Sie zu Einstellungen > Bankverbindungen und klicken Sie auf "Bankkonto verbinden". Wählen Sie Ihre Bank aus der Liste oder suchen Sie nach dem Namen. Sie werden sicher zur Anmeldeseite Ihrer Bank weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren. Wir verwenden finAPI (EU/DACH) für sichere Bankverbindungen.

Absolut. Wir verwenden Verschlüsselung auf Bankniveau (AES-256) und speichern NIEMALS Ihre Banking-Zugangsdaten. Bankverbindungen werden von finAPI verwaltet, einem von der BaFin zertifizierten Anbieter. Ihre Bank-Anmeldedaten werden nur auf der offiziellen Website Ihrer Bank eingegeben, nicht auf Operate.

Wir unterstützen Banken in Europa über finAPI. Dazu gehören die großen österreichischen Banken wie Erste Bank und Sparkassen, Raiffeisen, BAWAG P.S.K., Bank Austria und Volksbank sowie deutsche Banken wie Deutsche Bank, Commerzbank und die Sparkassen. Wenn Ihre Bank nicht unterstützt wird, können Sie das Konto manuell anlegen und die Umsätze von Hand erfassen — einen CSV-Import gibt es noch nicht.

Ja! Die Anzahl der Bankverbindungen hängt von Ihrem Tarif ab: Kostenlos (1 Verbindung), Starter (3 Verbindungen), Pro (10 Verbindungen), Business (unbegrenzte Verbindungen). Sie können Konten von verschiedenen Banken und verschiedenen Ländern verbinden.

Banktransaktionen synchronisieren sich normalerweise automatisch alle 24 Stunden. Sie können auch jederzeit manuell eine Synchronisierung von der Bankverbindungen-Seite aus anstoßen. Einige Banken können Verzögerungen bei der Bereitstellung von Transaktionsdaten haben, was das Synchronisierungstiming beeinflussen kann.

Ja, Sie können jedes Bankkonto jederzeit unter Einstellungen > Bankverbindungen trennen. Wenn Sie die Verbindung trennen, wird die Autorisierung widerrufen und Operate greift nicht mehr auf dieses Konto zu. Historische Transaktionsdaten von diesem Konto bleiben in Ihren Aufzeichnungen, es sei denn, Sie löschen sie.

Bankverbindungen müssen gelegentlich aufgrund von Sicherheitsupdates oder Passwortänderungen erneut autorisiert werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn eine Verbindung Aufmerksamkeit benötigt. Gehen Sie einfach zu Bankverbindungen und klicken Sie auf "Erneut autorisieren", um die Verbindung wiederherzustellen.

Sie können Rechnungen auf drei Arten erstellen: (1) Fragen Sie die KI: "Erstelle eine Rechnung für [Kunde]", was ein geführtes Assistenten-Panel mit schrittweiser Unterstützung öffnet, (2) Gehen Sie zu Rechnungen > Neue Rechnung erstellen und füllen Sie das Formular direkt aus, oder (3) Verwenden Sie eine Vorlage von früheren Rechnungen. Alle Methoden unterstützen benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen, Ihr Logo, Positionen und Zahlungsbedingungen.

Ja! Nach dem Erstellen einer Rechnung können Sie diese direkt aus Operate per E-Mail versenden. Die E-Mail enthält einen PDF-Anhang und einen Zahlungslink (wenn Stripe verbunden ist). Sie können die E-Mail-Nachricht anpassen und verfolgen, wann Kunden die Rechnung öffnen.

Ja! Verwenden Sie die mobile-optimierte Upload-Funktion oder Drag-and-Drop auf dem Desktop. Unsere OCR-Technologie (Optical Character Recognition) extrahiert automatisch wichtige Informationen wie Händlername, Datum, Betrag und Steuer. Sie können die extrahierten Daten vor dem Speichern überprüfen und korrigieren.

Unsere KI analysiert Transaktionsbeschreibungen, Händlernamen und Muster, um Ausgaben automatisch zu kategorisieren (z.B. "Bürobedarf", "Reisen", "Software"). Sie können Kategorien überprüfen und korrigieren, und die KI lernt aus Ihren Korrekturen, um die Genauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern.

Ja! Operate beinhaltet Kilometerstanderfassung für Geschäftsreisen und Zeiterfassung für abrechenbare Stunden. Sie können Kilometerstand manuell protokollieren oder aus einer Tabelle importieren. Zeiteinträge können direkt in Rechnungen mit Stundensätzen umgewandelt werden.

Transaktionen kommen automatisch aus Ihren verbundenen Bankkonten, Belege und Dokumente können Sie als PDF, JPG, PNG oder HEIC (iPhone) hochladen. Buchungen lassen sich aus einer DATEV-ASCII-Datei importieren (Buchungsstapel, .csv oder .txt). Einen allgemeinen CSV- oder Excel-Import für Transaktionen und Ausgaben gibt es noch nicht. Die Übergabe an Ihre Steuerberatung läuft umgekehrt — per DATEV-, BMD-, CSV-, Excel- und PDF-Export.

Ja! Sie können Rechnungen, Ausgaben und Berichte jederzeit als CSV, Excel oder PDF exportieren. Es gibt auch eine API im Business-Tarif für benutzerdefinierte Integrationen und automatisierte Exporte.

Steuererklärungen werden für Österreich (FinanzOnline) heute direkt eingereicht – für Unternehmen (Unternehmer); Privatpersonen bereiten ihre Erklärung in Operate vor und reichen sie selbst in FinanzOnline ein. Andere Länder unterstützt Operate derzeit nicht.

Nein. Operate bietet Steuererklärungsunterstützung und Bildungsinformationen, keine professionelle Steuerberatung. Unsere Tools helfen dabei, Ihre Finanzdaten zu organisieren und Steuerdokumente vorzubereiten, aber wir sind keine Steuerberater. Für komplexe Steuersituationen oder wichtige Entscheidungen konsultieren Sie immer einen qualifizierten Steuerberater.

Für Österreich ist die elektronische Einreichung über FinanzOnline heute live: Operate erstellt Ihre Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) als Entwurf aus Ihren echten Zahlen und übermittelt sie nach Ihrer Freigabe direkt an FinanzOnline. Jahreserklärungen (E1, U1) werden als Entwurf vorbereitet. Andere Länder unterstützt Operate derzeit nicht.

Das hängt von Ihrer Situation ab. Für einfache Steuerszenarien (Freiberufler, kleine Unternehmen mit einfachen Finanzen) kann Operate Ihnen helfen, Steuern selbst vorzubereiten und einzureichen. Für komplexe Situationen (mehrere Einkommensquellen, internationales Geschäft, komplizierte Abzüge) empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Operate kann dennoch helfen, Ihre Daten für Ihren Steuerberater zu organisieren.

Ja! Operate berechnet automatisch die Umsatzsteuer für Rechnungen basierend auf Ihren Steuereinstellungen und dem Kundenstandort. Es verfolgt erhobene und gezahlte Umsatzsteuer und bereitet Ihre Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) als Entwurf vor. In Österreich können Sie die UVA nach Ihrer Freigabe direkt über FinanzOnline einreichen.

Operate generiert verschiedene Steuerberichte, darunter: GuV (Gewinn- und Verlustrechnung), Bilanz, Umsatzsteuerzusammenfassung, Ausgabenaufschlüsselung nach Kategorie, Kilometerstand- und Reisezusammenfassung und mehr. Berichte können für jeden Datumsbereich generiert und für Ihren Steuerberater exportiert werden.

Operate führt täglich automatische Audits durch, die alle kritischen Finanzkennzahlen überprüfen - USt-Sätze, Körperschaftsteuersätze, Kilometerpauschalen, Rechnungsberechnungsformeln und Währungsrundungen. Diese werden gegen offizielle Quellen gegengeprüft und auf interne Konsistenz über alle Module hinweg getestet. Wenn sich ein Satz ändert oder eine Abweichung erkannt wird, alarmiert das System sofort das Team über Monitoring und sendet In-App-Benachrichtigungen an Organisationsinhaber. Sie müssen Steuersätze nicht manuell aktualisieren.

Ihre Daten sind durch Unternehmenssicherheit geschützt: AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.2+ während der Übertragung, kontinuierliche automatisierte Sicherheits-Scans der Anwendung und ihrer Abhängigkeiten, DSGVO-Konformität und strenge Zugriffskontrollen. Wir verwenden finAPI (BaFin-reguliert) für Bankverbindungen und Anthropic Claude für die KI-Verarbeitung.

Nur Sie und autorisierte Teammitglieder (im Business-Tarif) können auf Ihre Finanzdaten zugreifen. Operate-Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten, außer in speziellen Support-Fällen, in denen Sie ausdrücklich die Erlaubnis erteilen. Unser KI-Anbieter (Anthropic) verarbeitet Anfragen, speichert oder trainiert aber nicht mit Ihren Daten.

Ja. Sie können einzelne Dokumente, Transaktionen oder Rechnungen jederzeit löschen. Wenn Sie Ihr gesamtes Konto und alle zugehörigen Daten löschen möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Konto > Konto löschen. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wir werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen dauerhaft löschen.

Ja. Operate ist vollständig konform mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und anderen Datenschutzgesetzen. Wir agieren als Datenverarbeiter für Ihre Geschäftsdaten. Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren, löschen oder eine Kopie anfordern. Unsere Datenschutzrichtlinie erklärt genau, wie wir mit Daten umgehen.

Ihre Daten werden in der EU gespeichert: Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt (Deutschland), Dokumente liegen in einem EU-Rechenzentrum. Alles ist im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt.

Wir teilen Daten nur mit wesentlichen Dienstleistern, die beim Betrieb der Plattform helfen: Anthropic (KI-Verarbeitung), finAPI (Bankverbindungen), Stripe (Zahlungen) und AWS (Hosting). Diese Anbieter sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten zu schützen. Wir verkaufen Ihre Daten NIEMALS an Werbetreibende oder Dritte.

Während wir umfassende Sicherheitsmaßnahmen implementieren, haben wir Vorfallreaktionsverfahren eingerichtet. Im unwahrscheinlichen Fall einer Verletzung werden wir betroffene Benutzer innerhalb von 72 Stunden (wie von der DSGVO gefordert) benachrichtigen, offenlegen, welche Daten betroffen waren, und sofortige Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Wir bieten vier Tarife: Kostenlos (0,00 €, eingeschränkte Funktionen), Starter (11,90 €/Monat oder 114,00 €/Jahr für Freiberufler), Pro (24,90 €/Monat oder 239,00 €/Jahr für kleine Unternehmen) und Business (49,90 €/Monat oder 479,00 €/Jahr für Teams). Jährliche Abrechnung spart rund 20 %. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.

Ja! Sie können jederzeit unter Einstellungen > Abrechnung upgraden oder downgraden. Beim Upgrade wird Ihnen sofort ein anteiliger Betrag berechnet und Sie erhalten sofortigen Zugriff auf neue Funktionen. Beim Downgrade tritt die Änderung zu Beginn Ihres nächsten Abrechnungszyklus in Kraft, und Sie behalten die aktuellen Funktionen bis dahin.

Wir akzeptieren alle gängigen Kreditkarten (Visa, Mastercard, American Express, Discover), Debitkarten und SEPA-Lastschrift für europäische Kunden. Alle Zahlungen werden sicher über Stripe verarbeitet. Wir speichern Ihre Zahlungskartendetails nicht.

Sie können jederzeit unter Einstellungen > Abrechnung > Abonnement kündigen kündigen. Wenn Sie kündigen, haben Sie bis zum Ende Ihrer aktuellen Abrechnungsperiode weiterhin Zugriff auf bezahlte Funktionen. Danach wechselt Ihr Konto automatisch zum kostenlosen Tarif. Keine Kündigungsgebühren.

Wir bieten eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie für alle bezahlten Tarife. Wenn Sie aus irgendeinem Grund innerhalb der ersten 30 Tage nicht zufrieden sind, kontaktieren Sie den Support für eine vollständige Rückerstattung. Nach 30 Tagen bieten wir keine Rückerstattungen für Teilmonate an, aber Sie können jederzeit kündigen, um zukünftige Gebühren zu stoppen.

Ja! Jährliche Abrechnung spart Ihnen ca. 20% im Vergleich zur monatlichen Abrechnung. Sie können jederzeit zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wechseln. Studenten, gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen können für zusätzliche Rabatte qualifiziert sein - kontaktieren Sie sales@operate.guru.

Wenn eine Zahlung fehlschlägt, senden wir Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung und versuchen die Belastung in den nächsten Tagen erneut. Sie können Ihre Zahlungsmethode unter Einstellungen > Abrechnung aktualisieren. Wenn die Zahlung nicht innerhalb von 7 Tagen gelöst wird, wird Ihr Konto auf den kostenlosen Tarif herabgestuft, bis die Zahlung erfolgreich ist.

Ja! Alle Abonnementzahlungen generieren automatisch eine Rechnung, die an Ihre E-Mail gesendet wird und unter Einstellungen > Abrechnung > Rechnungen verfügbar ist. Sie können PDF-Rechnungen für Buchhaltungszwecke herunterladen. Für Unternehmen, die benutzerdefinierte Abrechnungsbedingungen oder Bestellnummern benötigen, kontaktieren Sie sales@operate.guru.