Rechnungen

Mit der Rechnungslegung von Operate erstellen Sie professionelle Rechnungen, behalten Zahlungseingänge im Blick und kommen schneller zu Ihrem Geld.

Funktionen

• Professionelle Vorlagen – anpassbare Rechnungslayouts
• Mehrwährungsfähig – Rechnungen in jeder Währung
• Automatische Nummerierung – fortlaufende Rechnungsnummern
• Steuerberechnung – Umsatzsteuer (USt.) und ausländische Steuersätze
• Online-Zahlungen – Stripe-Anbindung für Kartenzahlungen
• Zahlungsverfolgung – Sie sehen, wann eine Rechnung geöffnet und bezahlt wurde

Rechnungen erstellen

Über den Chat

Sagen Sie der KI einfach, was Sie brauchen:

"Erstelle eine Rechnung über 2.000 € an die TechStart GmbH für Beratungsleistungen"

Die KI erstellt eine vollständige Rechnung mit:

• Ihren Standardeinstellungen
• den Kundendaten (sofern gespeichert)
• den passenden Steuersätzen
• professioneller Formatierung

Über das Dashboard

1. Öffnen Sie Finanzen > Rechnungen
2. Klicken Sie auf Neue Rechnung
3. Ergänzen Sie Kunde und Positionen
4. Prüfen und versenden

Rechnungseinstellungen

Passen Sie Ihre Rechnungen unter Einstellungen > Rechnungen an:

Unternehmensdaten

• Firmenname und Logo
• Anschrift und Kontaktdaten
• UID-Nummer bzw. Steuernummer (z. B. ATU12345678)
• Bankverbindung

Standardkonditionen

• Zahlungsziel (z. B. 15 oder 30 Tage)
• Standardwährung
• Standard-Steuersatz (in Österreich 20 % Normalsteuersatz)
• Textvorlage für Rechnungshinweise

Nummernkreise

• Präfix (z. B. „INV-“)
• Startnummer
• Optionaler Rücksetzpunkt zum Jahreswechsel

Umsatzsteuer

USt. innerhalb der EU

Operate berücksichtigt die EU-Umsatzsteuer automatisch:

Prüfung

UID-Nummern werden in Echtzeit über VIES geprüft.

Zahlungsarten

Überweisung

Ihre Bankverbindung wird automatisch auf jeder Rechnung angeführt.

Online-Zahlungen

Aktivieren Sie Stripe, damit Ihre Kundinnen und Kunden so bezahlen können:

• Kredit- oder Debitkarte
• Apple Pay
• Google Pay
• SEPA-Lastschrift (EU)

Zum Aktivieren: Einstellungen > Zahlungen > Stripe verbinden

Automatisierung

Erinnerungen

Automatische Zahlungserinnerungen in frei wählbaren Abständen.

Wiederkehrende Rechnungen

Legen Sie fest, dass Rechnungen wiederholt erstellt werden:

• Wöchentlich
• Monatlich
• Quartalsweise
• Jährlich

Verzugszinsen und Mahnspesen

Optional können überfällige Rechnungen mit Verzugszinsen bzw. Mahnspesen versehen werden.

Auswertungen

Behalten Sie Ihre Rechnungslegung im Blick:

• Umsatz pro Monat – Trendanalyse
• Offene Rechnungen – noch nicht bezahlte Beträge
• Kundenauswertung – Umsatz je Kundin bzw. Kunde
• Steuerübersicht – vereinnahmte Umsatzsteuer

Standards für E-Rechnungen

Operate unterstützt moderne E-Rechnungsformate für die digitale steuerliche Abwicklung:

Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931)

• Hybrid-PDF mit eingebettetem XML – EN-16931-konform und bereit für die EU-E-Rechnung
• Für Menschen lesbares PDF plus maschinenlesbare Daten
• Im B2B-Bereich weit verbreitet
• Export: Rechnungsaktionen > Als Factur-X exportieren

DATEV-Export

Exportieren Sie Rechnungen für Ihre Steuerberatung:

1. Öffnen Sie Finanzen > Rechnungen
2. Klicken Sie auf Exportieren > DATEV
3. Wählen Sie den Zeitraum
4. Laden Sie die ZIP-Datei mit den ASCII-Daten herunter

Der DATEV-Export enthält:

• Rechnungsköpfe (EXTF_Invoices.txt)
• Positionen (EXTF_InvoiceItems.txt)
• Zahlungen (EXTF_Payments.txt)

Wiederkehrende Rechnungen

So richten Sie automatisch wiederholte Rechnungen ein:

Eine wiederkehrende Rechnung anlegen

1. Erstellen Sie eine normale Rechnung
2. Klicken Sie auf Als wiederkehrend einrichten
3. Legen Sie das Intervall fest:
   • Wöchentlich
   • Monatlich
   • Quartalsweise
   • Jährlich
4. Bestimmen Sie Startdatum und – optional – Enddatum
5. Klicken Sie auf Aktivieren

So funktioniert es

• Rechnungen werden termingerecht automatisch erzeugt
• Ihre Kundschaft erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
• Die fortlaufende Nummerierung wird weitergeführt
• Beträge und Positionen können jederzeit angepasst werden
• Die Serie lässt sich pausieren oder beenden

Typische Anwendungsfälle

• Monatliche Pauschalhonorare
• Abodienste
• Quartalsweise Wartungsverträge
• Jährliche Lizenzverlängerungen

Rechnungsvorlagen

Sie haben die Wahl zwischen drei professionellen Vorlagen:

Vorlage „Modern“

• Klares, zeitgemäßes Design
• Großes Firmenlogo
• Farbakzente (frei wählbar)
• Ideal für: Kreativagenturen, Start-ups

Vorlage „Klassisch“

• Traditionelles Geschäftslayout
• Formelle Typografie
• Schwarz-weiß mit dezenten Linien
• Ideal für: freie Berufe, B2B

Vorlage „Minimal“

• Sehr reduziertes, minimalistisches Design
• Viel Weißraum
• Zurückhaltende Typografie
• Ideal für: Freelancer, Beratung

Individuelle Anpassung

• Eigenes Logo hochladen (PNG, JPG, SVG)
• Markenfarbe wählen (Hex-Code)
• Eigenen Fußzeilentext ergänzen
• EPC-Zahlungs-QR-Code einbinden

EPC-Zahlungs-QR-Codes

Jede Rechnung enthält einen EPC-QR-Code – einen standardisierten SEPA-Zahlungs-QR-Code, den Ihre Kundinnen und Kunden mit ihrer Banking-App scannen und sofort bezahlen können.

So funktioniert es

1. Operate erzeugt auf jeder Rechnung einen QR-Code nach EPC 002
2. Der QR-Code enthält IBAN, Betrag, Empfängername und Zahlungsreferenz
3. Ihre Kundschaft scannt ihn mit einer beliebigen EU-Banking-App (z. B. George, N26, Revolut)
4. Alle Zahlungsdaten sind vorausgefüllt – kein händisches Eintippen der IBAN

Wo QR-Codes erscheinen

• Rechnungen – auf jedem Rechnungs-PDF und in der Detailansicht
• Eingangsrechnungen – zum Scannen und Bezahlen von Lieferantenrechnungen
• Steuerzahlungen – QR-Codes für Zahlungen an das Finanzamt Österreich
• Chat – fragen Sie die KI: „Zeig mir den QR-Code für Rechnung #123“

Der Standard EPC 002

Die QR-Codes folgen dem Standard des European Payments Council (EPC):

• Format: EPC 002 (Quick Response Code)
• Verfahren: SEPA-Überweisung
• Reichweite: alle EU-/EWR-Länder
• Kodierung: UTF-8 mit strukturierten Zahlungsdaten
• Höchstbetrag: 999.999.999,99 €

Unterstützte Banking-Apps

Jede Banking-App, die EPC-QR-Codes unterstützt, darunter:

• Erste Bank (George), Raiffeisen (ELBA)
• Bank Austria, BAWAG, Oberbank
• N26, Revolut, Wise, Bunq
• ING, ABN AMRO, Rabobank
• und hunderte weitere in der gesamten EU

Bewährte Vorgehensweisen

1. Sofort versenden – schieben Sie den Rechnungsversand nicht auf
2. Konkret bleiben – klare Leistungsbeschreibungen vermeiden Rückfragen
3. Kürzere Fristen – ein Zahlungsziel von 15 Tagen wird schneller bezahlt als eines von 30 Tagen
4. Nachfassen – nutzen Sie automatische Erinnerungen
5. Online-Zahlung anbieten – weniger Hürden bedeuten schnelleren Zahlungseingang
6. Professioneller Auftritt – eigenes Logo und eigene Farben schaffen Vertrauen
7. Klare Zahlungshinweise – Bankverbindung und Online-Zahlungslink angeben
8. Sauber aufgliedern – Leistungen und Produkte Position für Position ausweisen
9. Konditionen vorab nennen – Verzugsfolgen, Zahlungsarten, Stornobedingungen

Rechtliches und Aufbewahrung

Ordnungsmäßigkeit nach der BAO

Alle Rechnungen werden:

• unveränderbar samt Protokollierung gespeichert
• mit Erstellungs- und Änderungszeitpunkt versehen
• sieben Jahre lang archiviert (§ 132 BAO)
• inklusive vollständigem Prüfpfad exportierbar

Gesetzlich erforderliche Rechnungsangaben

Eine Operate-Rechnung hat Felder für die Angaben, die § 11 UStG verlangt:

• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Daten des Ausstellers (Name, Anschrift, UID-Nummer)
• Daten der Empfängerin bzw. des Empfängers (Name, Anschrift)
• Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
• Menge und Entgelt
• Tag der Lieferung oder Leistung bzw. Leistungszeitraum (Leistungsdatum)
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeit

Rechnungen stornieren

So stornieren Sie eine Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf Aktionen > Rechnung stornieren
3. Geben Sie den Grund für die Stornierung an
4. Die Rechnung wird als STORNIERT gekennzeichnet (aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist kein Löschen möglich)

Die ursprüngliche Rechnung bleibt mit dem Status STORNIERT im System erhalten, damit die Belegkette lückenlos nachvollziehbar bleibt.