KI-Assistent

Der KI-Assistent ist Ihre mitdenkende Unterstützung im Unternehmen.

Was kann die KI?

Finanzen

"Erstelle eine Rechnung über 500 € an die Acme GmbH"
"Zeig mir die offenen Rechnungen"
"Wie sieht mein Cashflow diesen Monat aus?"
"Erfasse eine Ausgabe über 25 € für Büromaterial"

Banking

"Aktualisiere meine Bankumsätze"
"Kategorisiere meine letzten Umsätze"
"Ordne diese Zahlung der Rechnung #123 zu"

Steuern

"Wie hoch ist meine Umsatzsteuerzahllast?"
"Erstelle einen Steuerbericht für Q3"
"Berechne meine voraussichtliche Steuer"
"Berechne mein Nettogehalt bei 80.000 € brutto in Österreich"
"Wie ist mein Compliance-Score?"
"Übersehe ich Absetzposten?"
"Soll ich heuer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine Bilanz machen?"
"Welches Gehalt ist für unsere GmbH bei 200.000 € Gewinn optimal?"
"Prüfe, ob es nicht erklärte Jahre mit möglicher Rückerstattung gibt"

Dokumente

"Finde den Vertrag mit der ABC GmbH"
"Suche Rechnungen aus dem Jänner"
"Zeig mir alle Ausgaben über 100 €"

Verständnis natürlicher Sprache

Die KI versteht Zusammenhänge und alltägliche Formulierungen:

• „Ich habe 1.000 € von Johanns Firma bekommen“ → erfasst eine Kundenzahlung
• „50 € für ein Mittagessen mit einer Kundin bezahlt“ → legt eine Betriebsausgabe an
• „Verrechne der XYZ GmbH 10 Stunden zu je 100 €“ → erstellt eine Rechnung über 1.000 €

Intelligente Vorschläge

Die KI unterstützt Sie von sich aus:

1. Morgenüberblick – tägliche Übersicht der anstehenden Aufgaben
2. Zahlungserinnerungen – Vorschläge zum Nachfassen
3. Cashflow-Warnungen – Hinweis auf niedrigen Kontostand
4. Steuerfristen – anstehende Einreichtermine
5. Hinweise zur Abstimmung – nicht zugeordnete Umsätze

Bestätigungen

Bei Aktionen, die Daten verändern, fragt die KI immer nach:

KI: Ich erstelle eine Rechnung über 500 € an die Acme GmbH für „Beratungsleistungen“.
    Fälligkeit: 15. Februar 2025

    [Bestätigen] [Bearbeiten] [Abbrechen]

So legen Sie nie versehentlich einen Datensatz an oder ändern ihn.

Kontextverständnis

Die KI merkt sich den Gesprächsverlauf und lernt dabei:

• Ihre häufigen Kundinnen, Kunden und Lieferanten
• typische Ausgabenkategorien
• bevorzugte Rechnungskonditionen
• Abläufe und Rhythmen in Ihrem Unternehmen

Fähigkeiten nach Bereich

Anlegen

• Rechnungen
• Ausgaben
• Kundinnen und Kunden
• Lieferanten
• Zeiterfassungen

Abfragen

• Kontostände
• Umsatzverlauf
• Rechnungsstatus
• Berichte und Auswertungen
• Dokumentensuche

Ändern

• Rechnungen bearbeiten
• Umsätze kategorisieren
• Kundendaten aktualisieren
• Einstellungen ändern

Löschen

• Rechnungsentwürfe entfernen
• Ausgaben löschen
• Kundinnen und Kunden archivieren

Tipps für beste Ergebnisse

1. Konkret bleiben – Beträge, Daten und Namen mit angeben
2. Kontext nutzen – „Dieselbe Kundin wie gestern“
3. Fragen stellen – „Wie viel habe ich im vierten Quartal verdient?“
4. Berichte anfordern – „Zeig mir meine Ausgaben nach Kategorie“
5. Erinnerungen setzen – „Erinnere mich nächste Woche daran, der ABC GmbH eine Rechnung zu schicken“

Sprachen

Die KI unterstützt mehrere Sprachen:

• Englisch
• Deutsch
• Französisch (Français)
• Spanisch (Español)
• Italienisch (Italiano)
• Niederländisch (Nederlands)
• Schwedisch (Svenska)
• Japanisch (日本語)
• Arabisch (العربية)
• Hindi (हिन्दी)

Die Sprache stellen Sie unter Einstellungen > Sprache um.

Datenschutz

Ihre Unterhaltungen sind:

• bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt
• ausschließlich zur Verbesserung Ihres eigenen Erlebnisses genutzt
• nur an die in der Datenschutzerklärung genannten Auftragsverarbeiter weitergegeben (zum Beispiel Anthropic für die KI-Verarbeitung) und niemals verkauft
• auf Wunsch löschbar

Alle KI-Werkzeuge (438)

Der KI-Assistent verfügt über 438 spezialisierte Werkzeuge, gegliedert nach Bereichen:

Rechnungsverwaltung

• create_invoice – neue Rechnungen mit Positionen, Steuersätzen und Zahlungsbedingungen erstellen
• send_invoice – Rechnungen per E-Mail an die Kundschaft senden
• mark_invoice_paid – Zahlungseingang zu einer Rechnung erfassen
• get_outstanding_invoices – offene und überfällige Rechnungen auflisten
• list_invoices – Rechnungen nach Status, Datum oder Kundin bzw. Kunde suchen und filtern
• create_recurring_invoice – wiederkehrende Rechnungen einrichten (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich)
• list_recurring_invoices – alle Serien wiederkehrender Rechnungen anzeigen
• toggle_recurring_invoice – eine wiederkehrende Rechnung aktivieren oder deaktivieren
• generate_e_invoice – E-Rechnungen erzeugen (XRechnung, Factur-X/ZUGFeRD)

Ausgabenverwaltung

• create_expense – Ausgaben mit Kategorie, Betrag und Beleg erfassen
• list_expenses – Ausgaben suchen und filtern
• categorize_transaction – KI-gestützte Kategorisierung von Umsätzen

Eingangsrechnungen

• create_bill – Eingangsrechnungen von Lieferanten erfassen
• pay_bill – eine Eingangsrechnung als bezahlt markieren
• bill_status – Zahlungsstatus einer Eingangsrechnung prüfen
• list_bills – alle Eingangsrechnungen ansehen und filtern

Kunden- und Lieferantenverwaltung

• create_customer – neue Kundinnen und Kunden anlegen
• create_vendor – neue Lieferanten anlegen
• search_customers – Kundschaft nach Name oder E-Mail-Adresse suchen
• search_vendors – Lieferanten nach Namen suchen

Banking, Bargeld & Umsätze

• get_bank_balance – aktueller Kontostand
• get_cash_flow – Cashflow-Übersicht für jeden Zeitraum
• get_transactions – Bankumsätze mit Filtern ansehen
• get_bank_transactions – aktuelle Umsätze über alle verbundenen Konten auflisten
• categorize_transaction – KI-Kategorisierung, die dazulernt
• log_income – manuelle Einnahmen oder Barbewegungen erfassen (z. B. „Ich habe bar Geld von einer Kundin erhalten“)
• create_bank_account – manuelle Konten anlegen (Barkassa, Bargeld, PayPal usw.)
• sync_bank_transactions – neue Umsätze von finAPI abholen; die Abstimmung läuft automatisch mit, sobald neue Daten eintreffen

Angebote & Offerte

• create_quote – professionelle Angebote erstellen
• send_quote – Angebote per E-Mail an Interessenten senden
• get_quote_status – prüfen, ob ein Angebot angenommen wurde
• convert_quote_to_invoice – Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln
• list_quotes – alle Angebote ansehen

Verträge

• create_contract – Verträge aufsetzen
• get_contract_status – Unterzeichnungsstatus prüfen
• send_contract – zur Unterschrift versenden
• list_contracts – alle Verträge ansehen

Projekte & Zeiterfassung

• create_project – Projekte mit Budget anlegen
• get_project_status – Fortschritt und Budgetverfolgung
• list_projects – alle Projekte ansehen
• log_time – Zeiteinträge erfassen
• get_time_summary – Zeitauswertung je Projekt bzw. Kundin oder Kunde
• start_timer – laufende Zeitmessung starten
• stop_timer – laufende Zeitmessung beenden

Personal

• hire_employee – neue Mitarbeitende aufnehmen
• terminate_employee – Austritt abwickeln
• request_leave – Urlaubsanträge einreichen
• approve_leave – Urlaub genehmigen oder ablehnen
• list_employees – alle Mitarbeitenden ansehen
• get_employee – Details zu einer Person

Fahrten & Reisen

• log_mileage – betriebliche Fahrten erfassen
• get_mileage_summary – Fahrtenauswertung für Absetzposten

Steuern & Compliance

• tax_consultation – KI-Auskunft zu Steuerfragen für Ihr Land
• get_tax_deductions – zutreffende Absetzposten finden
• get_tax_deadlines – anstehende Einreichfristen
• prepare_tax_return – Daten für die Steuererklärung aufbereiten
• submit_tax_return – die UVA nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe an FinanzOnline übermitteln (alle anderen Erklärungen reichen Sie selbst ein)
• check_filing_status – Übermittlungsstatus prüfen
• upload_tax_certificate – Steuerbescheinigungen ablegen
• calculate_brutto_netto – Brutto-Netto-Berechnung für AT, DE, GB, FR, NL samt allen Steuer- und Sozialversicherungsabzügen
• calculate_familienbonus – Schätzung des österreichischen Familienbonus Plus mit optimaler Aufteilung zwischen den Partnern
• optimize_gmbh_salary – Optimierung von Gehalt und Ausschüttung einer GmbH für die geringste Gesamtsteuerbelastung
• get_compliance_score – Score zur Prüfungsbereitschaft, aufgeschlüsselt nach Bereichen samt Maßnahmen
• detect_missed_deductions – durchsucht Ihre Ausgaben nach nicht geltend gemachten Absetzposten in allen unterstützten Ländern
• compare_tax_regime – vergleicht Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Bilanzierung, Pauschalierung sowie das VAT Flat Rate Scheme nach der geschätzten Steuerwirkung
• tax_timing_advice – progressionsbewusste Empfehlungen zum zeitlichen Steuern von Einnahmen und Ausgaben im laufenden Steuerjahr
• check_unfiled_years – erkennt nicht erklärte Jahre, Rückerstattungsmöglichkeiten und Fristen für nachträgliche Einreichungen
• check_lohnzettel – AT: gleicht den L16-Jahreslohnzettel mit Ihrer L1 ab – erkennt Abweichungen bei KZ210/KZ260/SV, bevor sie dem Finanzamt auffallen
• compare_bescheid – AT/DE: vergleicht Ihre eingereichte Erklärung mit dem Steuerbescheid des Finanzamts – kennzeichnet nicht anerkannte Absetzposten und zeigt an, ob eine Beschwerde noch innerhalb der Monatsfrist möglich ist
• infer_home_address_for_year – AT: rekonstruiert Ihren Wohnadress-Verlauf für ein Steuerjahr aus Miet-Gegenüber, Verwendungszweck-Auswertung, Energieversorger-Geodaten und Organisationseinstellungen – erkennt unterjährige Umzüge, damit das Pendlerpauschale anteilig berechnet wird
• infer_alimente_payments – AT: erkennt wiederkehrende Unterhaltszahlungen (Alimente) für Kinder in einem Steuerjahr – speist den Unterhaltsabsetzbetrag (UAB, § 33 Abs 4 Z 3 EStG) mit 29,20 € bis 58,40 € je Kind und Monat automatisch in das L1-Formular ein
• update_status – den Status einer Rechnung oder Ausgabe ändern (genehmigt, abgelehnt, erstattet usw.)

Versicherungen

• list_insurance_policies – alle betrieblichen Versicherungen ansehen
• get_insurance_summary – Überblick über Deckung und Lücken
• create_insurance_policy – eine neue Polizze erfassen
• update_insurance_policy – Polizzendaten aktualisieren
• delete_insurance_policy – eine Polizze entfernen
• get_expiring_policies – demnächst auslaufende Polizzen

Lager & Bestand

• list_stock_levels – aktuelle Lagerstände
• get_inventory_valuation – Gesamtwert des Lagerbestands
• receive_stock – Wareneingang erfassen
• ship_stock – Warenausgang erfassen
• transfer_stock – Bestand zwischen Lagern umbuchen
• adjust_stock – manuelle Bestandskorrekturen (Beschädigung, Schwund usw.)
• list_warehouses – Lagerstandorte ansehen

Kalender & Termine

• get_calendar_events – anstehende Termine und Besprechungen ansehen
• get_upcoming_deadlines – Einreich- und Zahlungsfristen

Abstimmung

• get_unmatched_transactions – Umsätze, die noch zuzuordnen sind
• auto_reconcile – KI-gestützte Stapelabstimmung
• match_transaction – einen Umsatz händisch einer Rechnung oder Eingangsrechnung zuordnen
• get_reconciliation_stats – Überblick über den Abstimmungsfortschritt

Einstellungen & Konfiguration

• get_company_settings – aktuelle Unternehmenseinstellungen ansehen
• update_company_settings – Unternehmensdaten, Steuerkonfiguration usw. ändern

Dokumentenverwaltung

• search_documents – Dokumentensuche in natürlicher Sprache
• upload_document – Dokumente hochladen und ablegen
• list_document_folders – Dokumentenordner durchsehen
• classify_document – KI-Klassifizierung von Dokumenten (Bild + Text)
• sync_email – Postfach-Durchlauf über 30 Tage anstoßen; Eingangsrechnungen und Belege werden automatisch aus Outlook, IMAP oder weitergeleiteten E-Mails ausgelesen

Finanzanalyse

• get_business_health – Gesamtscore zur Unternehmensgesundheit
• get_health_recommendations – KI-Vorschläge zur Verbesserung
• get_burn_rate – Berechnung der monatlichen Mittelverwendung
• get_runway – Prognose der Liquiditätsreichweite
• get_cash_forecast – Vorschau auf den künftigen Cashflow
• reduce_expenses – KI-Vorschläge zur Kostensenkung
• generate_report – individuelle Finanzberichte

Kommunikation

• send_reminder – Zahlungserinnerungen per E-Mail
• create_reminder – Erinnerungen einplanen
• search_emails – E-Mail-Verlauf durchsuchen
• initiate_payment – einen Zahlungsvorgang starten

Compliance & Exporte

• export_datev – DATEV-Export für Ihre Steuerberatung erzeugen
• list_compliance_exports – frühere Exporte ansehen (DATEV, BMD, GoBD, SAF-T)
• Registrierkasse (RKSV): in Vorbereitung, noch nicht verfügbar.

DSGVO & Datenschutz

• get_gdpr_status – Überblick und Score zur DSGVO-Konformität
• request_data_export – Datenübertragbarkeits-Export nach DSGVO anstoßen

Branding & White-Label

• get_branding – aktuelle Branding-Einstellungen ansehen (Logo, Farben)
• update_branding – Markenfarben und Firmenname ändern

Automatisierung

• list_automation_rules – Automatisierungseinstellungen ansehen (automatisch kategorisieren, automatisch abstimmen)
• update_automation_settings – Automatisierungsfunktionen aktivieren oder deaktivieren

Sozialversicherung

• list_social_insurance_filings – Meldungen ansehen (ELDA, HMRC, SV-Meldeportal, URSSAF, UWV)
• get_social_insurance_status – Compliance-Status über alle Länder

Freigaben

• list_pending_approvals – offene Freigabeanfragen ansehen
• approve_request – eine Anfrage genehmigen oder ablehnen

Geführte Assistenten

Für komplexere Vorgänge blendet die KI interaktive Assistenten ein:

Rechnungsassistent

Beim Erstellen einer Rechnung führt Sie die KI Schritt für Schritt:

Schritt 1: Kundenauswahl

• Bestehende Kundin bzw. bestehenden Kunden wählen oder neu anlegen
• Die Kundendaten werden automatisch aus der Datenbank übernommen

Schritt 2: Positionen

• Mehrere Produkte oder Leistungen ergänzen
• Menge, Einzelpreis und USt.-Satz angeben
• Die Summe wird laufend mitberechnet

Schritt 3: Einstellungen

• Rechnungsvorlage wählen
• Zahlungsziel festlegen (15 Tage, 30 Tage usw.)
• Eigene Hinweise oder Fußzeile ergänzen

Schritt 4: Prüfen & senden

• Vorschau der fertigen Rechnung
• Bestätigen oder bearbeiten
• Sofort versenden oder als Entwurf speichern

Ausgabenassistent

Für die Belegerkennung:

Schritt 1: Hochladen

• Belegbild per Drag & Drop einfügen
• Die KI liest alle Daten über Claude Vision aus

Schritt 2: Prüfen

• Lieferant, Betrag und Datum bestätigen
• bei Bedarf anpassen

Schritt 3: Zuordnen

• Die KI schlägt eine Kategorie vor
• Bestätigen oder eine andere Kategorie wählen

Schritt 4: Speichern

• Die Ausgabe ist erfasst und für den Steuertermin bereit

KI-Autopilot (Tarife Pro und Business)

Der Autopilot erledigt Routineaufgaben, ohne dass Sie danach fragen müssen:

Was automatisiert wird

1. Automatische Kategorisierung

• Bankumsätze werden nächtlich kategorisiert
• Schwelle für die Zuverlässigkeit: 85 %
• Unsichere Fälle werden zur Prüfung gekennzeichnet

2. Automatische Abstimmung

• Zahlungseingänge werden Rechnungen zugeordnet
• Zahlungsausgänge werden Eingangsrechnungen und Ausgaben zugeordnet
• Unscharfer Abgleich nach Betrag, Datum und Verwendungszweck

3. Automatische Erinnerungen

• Zahlungserinnerungen 7, 14 und 21 Tage nach Fälligkeit
• Der Erinnerungsplan ist frei einstellbar
• Der Versand endet, sobald die Rechnung bezahlt ist

4. Vorausschauende Hinweise

• Cashflow-Warnungen (Kontostand unter der Schwelle)
• Erinnerungen an Steuerfristen (UVA in 7 Tagen fällig)
• Erkennung doppelt erfasster Ausgaben
• ungewöhnliche Umsatzmuster

Schwellen für die Zuverlässigkeit

Der Autopilot handelt nur bei hoher Zuverlässigkeit:

Unsichere Fälle werden Ihnen zur Prüfung vorgelegt.

Die KI lernt aus Korrekturen

Die KI lernt aus Ihren Rückmeldungen:

1. Korrigierte Kategorien: Ändern Sie eine Kategorie, merkt sich die KI das für ähnliche Umsätze
2. Abstimmungsmuster: Sie lernt, wie Sie Zahlungen zuordnen
3. Kundenpräferenzen: Rechnungskonditionen und Zahlungsarten je Kundin bzw. Kunde
4. Ausgabenmuster: Sie erkennt Ihre häufigen Lieferanten und Kategorien

Nachrichtenkontingent je Tarif

Der Zähler wird am 1. jedes Monats zurückgesetzt.

Datenschutz bei der KI-Verarbeitung

Anonymisierung personenbezogener Daten

Bevor Daten an Claude AI gehen, anonymisiert Operate automatisch personenbezogene Angaben:

• E-Mail-Adressen: hans@example.com → [EMAIL_1]
• IBANs: AT611904300234573201 → [IBAN_1]
• Steuernummern: ATU12345678 → [TAX_ID_1]
• Telefonnummern: +43 123 456 789 → [PHONE_1]

Die KI verarbeitet die anonymisierten Daten; vor der Anzeige werden die Ergebnisse wieder rückübersetzt.

Welche Daten an Claude AI gehen

• Verwendungszwecke von Umsätzen (anonymisiert)
• Kategorien von Rechnungen und Ausgaben
• Beträge und Daten
• Ihr Gesprächsverlauf
• Nicht übermittelt: vollständige Namen, E-Mail-Adressen, IBANs, Steuernummern, Telefonnummern

Aufbewahrung

• Chatnachrichten werden 90 Tage gespeichert
• KI-Training: Ihre Daten werden niemals zum Training von Claude-AI-Modellen verwendet
• Sie können den Chatverlauf jederzeit in den Einstellungen löschen

Grenzen

Die KI kann nicht:

• Überweisungen oder Zahlungen auslösen
• auf Systeme außerhalb von Operate zugreifen
• Rechts- oder Steuerberatung erteilen (wenden Sie sich dafür an eine Fachperson)
• ohne Ihre Bestätigung entscheiden
• Ihre Daten an Dritte weitergeben
• Daten ohne Rückfrage löschen oder ändern

Die KI fragt immer nach, bevor sie:

• Rechnungen oder Ausgaben anlegt
• E-Mails an Ihre Kundschaft sendet
• Rechnungen als bezahlt markiert
• Datensätze storniert oder löscht
• wichtige Einstellungen ändert

Tipps für beste Ergebnisse

Konkret bleiben

Gut: „Erstelle eine Rechnung über 1.500 € an die ABC GmbH für Webentwicklung, fällig in 14 Tagen“

Zu vage: „Mach eine Rechnung“

Kontext nutzen

Die KI merkt sich den Gesprächsverlauf:

Sie: "Erstelle eine Rechnung über 500 € an die Acme GmbH"
KI: [legt die Rechnung an]

Sie: "Schick sie ihnen jetzt"
KI: [versendet die Rechnung – „ihnen“ = Acme GmbH]

Fragen stellen

"Wie viel habe ich im vierten Quartal 2024 verdient?"
"Wie hoch ist mein durchschnittlicher Monatsumsatz?"
"Welche Kundin oder welcher Kunde schuldet mir am meisten?"
"Zeig mir die Ausgaben über 100 € im letzten Monat"

Berichte anfordern

"Erstelle eine Gewinn- und Verlustrechnung für 2024"
"Zeig mir die Umsatzsteuerübersicht für Q3"
"Exportiere die DATEV-Daten für meine Steuerberatung"
"Erstelle eine Fälligkeitsanalyse der offenen Rechnungen"